เบื่อประชุม

เราเคยมีความรู้สึกว่าเบื่อการประชุมบ้างหรือไม่ ส่วนใหญ่สาเหตุที่ทำให้คนเบื่อเป็นเพราะว่าเขาไม่เห็นความสำคัญ รู้สึกว่าตัวเองไม่ได้รับประโยชน์จากการประชุม

ทุกการประชุมที่เกิดขึ้นต่างมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการให้งานอย่างใดอย่างหนึ่งที่ทำร่วมกันสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ แต่การเรียกประชุมบางครั้งกลับไม่ได้บอกว่าเรียกประชุมเพื่อวัตถุประสงค์ใด ต้องการผลลัพธ์อะไรจากการประชุมบ้าง คนถูกเรียกก็งงๆ กันไป เข้าไปประชุมเสียเวลา 1-2 ชั่วโมง หรือมากกว่านั้น แต่สุดท้ายก็กลับมามึนๆ ว่า สรุปไม่ได้ว่าได้สาระอะไรจากการประชุม

“วาระการประชุม” จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องสื่อสารก่อนประชุมทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวในการหาข้อมูล หรือหารือกับผู้เกี่ยวข้องนอกรอบก่อน เพื่อที่จะได้มีข้อมูลพร้อมสำหรับการประชุมที่สามารถช่วยให้การตัดสินใจของที่ประชุมเป็นไปอย่างถูกต้อง และสามารถตัดสินใจได้ในการประชุม นั้นๆ อีกทั้งยังเป็นการสื่อสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทราบว่าผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมที่สามารถคาดหวังได้คืออะไร และยังช่วยให้หัวหน้างานสามารถบริหารทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในการเลือกว่าใครที่ควรเข้าร่วมประชุมและสามารถ Take Action เรื่องนั้นๆ ได้

นอกจากนี้ ก่อนการประชุมผู้เข้าร่วมประชุมต้องมีเป้าหมาย ผลประโยชน์ หรือผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ในใจ และในฐานะตัวแทนทีมผู้เข้าร่วมประชุมต้องมีอำนาจในการตัดสินใจ หรือสามารถต่อรองในระดับหนึ่งเพื่อให้ได้สิ่งที่ตนหรือทีมต้องการเพื่อให้สามารถจบได้ในการประชุม แต่ผลประโยชน์ที่ได้รับกับฝ่ายตนจะมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับทักษะในการเจรจาต่อรองของผู้เข้าร่วมการประชุม

ในการประชุมบางครั้งเรารู้สึกว่างานคืบหน้า หรือประเด็นต่างๆ ได้รับการแก้ปัญหา แต่พอออกจากห้องประชุมก็เหมือนทุกอย่างค่อยๆ หายไป เป็นเพียงแค่ลมปากไม่มีการ Action ใดๆ เกิดขึ้นตามมา ดังนั้นการประชุมทุกครั้งจะต้องมีการบันทึกการประชุม ซึ่งในแต่ละวาระการประชุมต้องสามารถสรุปให้ได้ว่ามีผลลัพธ์อย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบดำเนินการปฏิบัติงานต่อ กำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ การรายงานผล หรือการติดตามผลการดำเนินงานครั้งต่อไป และต้องให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกฝ่ายรับรู้เป็นลายลักษณ์อักษร

การติดตามผลจากการประชุมก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพตามระยะเวลาที่กำหนด โดยก่อนจะเริ่มการประชุมครั้งใหม่ การ Update work in Progress จากผู้ที่รับผิดชอบในการติดตามผลงานนั้นๆ ควรต้องหารือเป็นวาระแรก เพื่อให้ทราบถึงผลลัพธ์หรือสถานะของงานที่ได้หารือกันในครั้งก่อนหน้า และหากมีประเด็นปัญหาจะได้ช่วยกันหาทางแก้ไขก่อนที่จะข้ามไปประเด็นอื่นในวาระถัดไป

หากทุกการประชุมกำหนดวัตถุประสงค์ชัดเจน ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมพร้อมทั้งข้อมูล ระบุความรับผิดชอบ แนวทางต่อไป ผลลัพธ์ที่ชัดเจน มีการติดตามผล การประชุมจะมีประสิทธิภาพ และไม่น่าเบื่ออีกต่อไป