กระดาษแผ่นเดียว

โดย...ชัตน์วรี [email protected]

การบ้านที่ พล.อ.ประยุทธ์ จันทร์โอชา นายกรัฐมนตรี สั่งให้ข้าราชการทุกกระทรวงจัดทำแผนปฏิบัติงานที่จะต้องทำช่วง 1 ปีครึ่ง จนกว่าจะมีการเลือกตั้งรัฐบาลใหม่ในเดือน ก.ค. 2560 โดยให้สรุปแผน“กระชับ เข้าใจง่าย” ภายใน 1 หน้ากระดาษ และส่งให้สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี (สลค.) เพื่อเสนอนายกรัฐมนตรีภายในเดือน ม.ค.นี้

เห็นข่าวนี้แล้วทำให้นึกถึงหนังสือ “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงใน ‘กระดาษแผ่นเดียว’ ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” เขียนโดย อะซะดะ ซุงุรุ ขอนำมาสรุปย่อๆ ซึ่งน่าจะเป็นประโยชน์ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มหาศาล และทำให้รู้จักวิธีแยกแยะประเด็นปัญหา เรียบเรียงความคิด สรุป และถ่ายทอดให้กับผู้อื่นได้อย่างมืออาชีพอีกด้วย

ผู้เขียนได้เล่าถึงการทำงานของ “โตโยต้า” ที่กลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร นั่นคือการเขียนเอกสารการทำงานทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นรายงาน แผนโครงการ รายงานการประชุม ฯลฯ ให้ได้ในกระดาษขนาด A3 หรือ A4 เพียงแผ่นเดียว

ทั้งนี้ ประธานโทะโยะดะตั้งกฎขึ้นมาข้อหนึ่งว่า ท่านจะ “ตัดสินใจภายใน 3 วินาที” ดังนั้นลูกน้องก็ต้องเตรียม “เอกสารแผ่นเดียว” ที่มีคุณภาพที่จะช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ในระยะเวลาอันสั้นด้วย

เอกสารผ่านการกลั่นกรองเนื้อหามาอย่างดี จะกลายเป็นกระดาษแผ่นเดียวที่ทรงประสิทธิภาพ จนสามารถลด “ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา” จากปีละ 400 ชั่วโมงจนเหลือ “0” ชั่วโมงได้!

สิ่งที่ต้องใช้มีเพียงกระดาษ 1 แผ่นกับปากกา 3 สี คือ เขียว น้ำเงิน และแดง โดยมี 3 ลักษณะเฉพาะของ “กระดาษแผ่นเดียว” คือ 1.มองปราดเดียวก็เห็นทั้งหมด  2.มีการใส่กรอบ และ 3.มีหัวข้อของแต่ละกรอบ

5 หัวข้อที่โตโยต้านิยมใช้ใน “กระดาษแผ่นเดียว” คือ 1.วัตถุประสงค์ 2.สถานการณ์ปัจจุบัน 3.ปัญหาที่ต้องแก้ไข 4.มาตรการแก้ไขปัญหา 5.แผนการปฏิบัติงาน

วิธีแก้ปัญหาที่เร็วที่สุด คือให้ตั้งคำถามว่า “ทำอย่างไร” เช่น “ทำอย่างไรจึงจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้” แทนการตั้งคำถามว่า “ทำไม” เช่น “ทำไมการทำงานจึงไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ”

นี่เป็นการ “เรียนลัด” จากองค์กรที่ประสบความสำเร็จระดับโลก ไม่น่าเสียหายถ้าเราจะนำไปปรับใช้กับการทำงานของตัวเอง...