ใครคือสาเหตุของปัญหา ในการทำงาน (2)

ปัญหาที่มีสาเหตุมาจากตัวเราเองที่มักพบในชีวิตการทำงานของอีก 2 ปัญหาที่จะกล่าวถึงในบทความนี้ คือ ด้านการสื่อสาร และความมีวินัย การสื่อสารมีหลากหลายรูปแบบ แต่รูปแบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด คือ การพูดคุยกัน ซึ่งต้องเป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง (Two-way communication) ซึ่งทั้งผู้ส่งและผู้รับสารมีการพูดคุยเพื่อเช็กความเข้าใจให้ตรงกัน

การสื่อสารกับคนไทย ด้วยข้อดีที่เรามีกันอยู่เป็นรากฐาน คือ ความเกรงใจ ทำให้เราใช้ความเกรงใจผิดรูปแบบ การเกรงใจที่เรามีจะต้องเป็นการปฏิบัติที่มีความเกรงใจ แต่การสื่อสารต้องซื่อสัตย์ สื่อสารตามความเป็นจริงไม่ต้องเกรงใจ (ไม่ได้หมายถึงการพูดทำร้ายจิตใจซึ่งมีการผสมของอารมณ์เข้าไปในคำพูด)

เราต้องเริ่มต้นจากการซื่อสัตย์กับตัวเองก่อนว่าเราต้องการอะไร (ผลที่ต้องการจากการสื่อสาร) ซึ่งในการสื่อสารต้องบอกออกไปให้ชัดเจน เราไม่สามารถคาดหวังให้ใครมาคาดเดาความคิดเรา เพราะโดยส่วนใหญ่จะผิดหวัง เราต้องบอกในสิ่งที่เราต้องการให้ชัดเจน ความชัดเจนที่จะต้องบอกออกไปควรจะต้องระบุใน 3 อย่าง คือ ต้องการอะไร เมื่อไหร่ จากใคร

เมื่อเราสื่อสารชัดเจน ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจะถูกต้องและใกล้เคียงกับสิ่งที่เราต้องการมากที่สุด นอกเหนือจากการสื่อสารทางวาจาที่จะต้องชัดเจนแล้ว ในการทำธุรกิจการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเป็นสิ่งที่จำเป็นที่สุด

การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร อย่านำความเกรงใจมาใช้ตรงนี้ แม้เราจะสื่อสารทางวาจาได้ชัดเจนแล้ว การทำลายลักษณ์อักษรเป็นความชัดเจนด้านกฎหมายที่จำเป็นมากในการทำธุรกิจ การทำลายลักษณ์อักษร คือ การกำหนดความยุติธรรมในการทำธุรกิจร่วมกัน ไม่ใช่เป็นการไม่ไว้ใจกัน

ดังนั้น ทุกครั้งที่เราเข้าใจกันกับคู่สนทนาด้วยวาจาแล้ว การทำลายลักษณ์อักษรจะเป็นการทำความเข้าใจในระดับกว้างทั้งผู้ที่ร่วมสนทนากับเราและผู้ที่ไม่ได้ร่วมสนทนา ต้องตระหนักว่า เมื่อมีความขัดแย้งเกิดขึ้น คนที่จะตัดสินความขัดแย้งจริงๆ มักจะไม่ใช่ผู้ที่ร่วมในวงสนทนาเสมอๆ

การสื่อสารด้วยวาจาที่ซื่อสัตย์กับตัวเอง แจ้งความต้องการให้ครบคือการสร้างเครดิตให้ตัวเรา การสื่อสารด้วยการปฏิบัติให้เต็มไปด้วยความเกรงใจคือการสร้างเสน่ห์ ดังนั้นเราควรจะเลือกใช้ความเกรงใจในประเภทการสื่อสารให้ถูกต้อง ถ้าเรายังเป็นคนขี้เกรงใจ ยังไม่สื่อสารชัดเจน ปัญหาที่เรามองว่าคนอื่นไม่สามารถทำงานได้ตามที่เราต้องการนั้น ในความเป็นจริงแล้ว สาเหตุคือมาจากตัวเรานั่นเอง

สุดท้ายคือ ความมีวินัยของตัวเราเอง ซึ่งสะท้อนในรูปความรับผิดชอบต่องาน และสิ่งที่พบในชีวิตประจำวันบ่อยคือการมาสาย การไม่เคารพกฎเกณฑ์หรือกติกา ซึ่งหากเราเป็นคนแบบนี้ ผู้ที่ร่วมประชุม ร่วมบทสนทนา หรือผู้ที่ทำงานด้วย ก็จะปฏิบัติตัวแบบนั้นกับเราเช่นกัน ดังนั้นก่อนจะมองว่าคนอื่นขาดความรับผิดชอบ ไม่เคารพกฎ ต้องกลับมาดูตัวเองก่อน

สิ่งที่จะฝากสุดท้ายคือไม่ว่าต้องการผลลัพธ์อย่างไร เมื่อกำหนดเหตุกำหนดวิธีถูกต้องแล้ว ในความเป็นจริงสิ่งที่เราต้องรู้ต้องเข้าใจ คือเมื่อตั้งใจทำงานเต็มที่แล้ว ต้องปล่อยวางผลลัพธ์ แต่ส่วนใหญ่เราปล่อยวางการกำหนดเหตุ กำหนดวิธีการ แต่คาดหวังผลลัพธ์ ซึ่งระบบคิดแบบนี้เป็นสาเหตุของปัญหาและความเครียดในการทำงาน