ความขัดแย้งในองค์กรกับอีเมล
ความขัดแย้งในองค์กรเกิดได้จากหลายสาเหตุทั้งเกิดจากตัวบุคคล เกิดจากตัวองค์กรเอง เช่น ระบบการทำงาน นโยบายการทำงาน หรือโครงสร้างที่ไม่เอื้อต่อการทำงานเป็นทีม แต่บางองค์กรถึงแม้ไม่มีปัญหาจากบุคลากร หรือในโครงสร้างต่างๆ ขององค์กร แต่กลับมีความขัดแย้งบางอย่างเกิดขึ้น ซึ่งสาเหตุหลักก็มาจากความไม่เข้าใจซึ่งกันและกัน
ความขัดแย้งในองค์กรเกิดได้จากหลายสาเหตุทั้งเกิดจากตัวบุคคล เกิดจากตัวองค์กรเอง เช่น ระบบการทำงาน นโยบายการทำงาน หรือโครงสร้างที่ไม่เอื้อต่อการทำงานเป็นทีม แต่บางองค์กรถึงแม้ไม่มีปัญหาจากบุคลากร หรือในโครงสร้างต่างๆ ขององค์กร แต่กลับมีความขัดแย้งบางอย่างเกิดขึ้น ซึ่งสาเหตุหลักก็มาจากความไม่เข้าใจซึ่งกันและกัน
การสื่อสารที่น้อยเกินไป หรือการสื่อสารโดยวิธีการ หรือในเวลาที่ไม่เหมาะสม เป็นสาเหตุหลักที่ทำให้คนในองค์กรไม่เข้าใจกัน และส่งผลให้เกิดความขัดแย้งเป็นเรื่องราวใหญ่โตในอนาคต แต่ในความเป็นจริงอาจไม่มีอะไรเลย แค่คนสื่อสาร และรับสารไม่เข้าใจกัน กรณีที่เห็นบ่อยๆ คือการเขียนอีเมลโต้ตอบกันในการทำงาน ข้อดีของอีเมลคือ ความรวดเร็วสามารถกระจายข้อความเดียวกันไปยังทีมงาน มีข้อความที่สามารถอ้างอิง ติดตามการโต้ตอบของทีมงานผ่านทางอีเมลได้ ซึ่งช่วยในการยืนยันต่างๆ เช่น การบันทึกการประชุม การยืนยันข้อตกลงที่มีการสนทนาและเห็นชอบร่วมกัน หรือการส่งข้อมูลสนับสนุนการดำเนินการต่างๆ
แต่ทำไมบางองค์กรเกิดปัญหากับการอีเมลคุยกัน?
องค์กรเหล่านี้มักจะคิดว่าการเขียนอีเมลคือ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องมีการพูดคุยกัน ซึ่งเป็นความคิดที่ผิดมาก อีเมลนั้นใกล้เคียงกับการสื่อสารทางเดียวมากหากไม่มีการตอบกลับ ไม่ติดตามผล ซึ่งจุดนี้อาจทำให้เกิดความผิดพลาดของการสื่อความ เช่น ไม่เข้าใจว่าผู้เขียนต้องการอะไร (บางองค์กรใช้ภาษาอังกฤษ) แต่ละคนพื้นฐานความเข้าใจด้านภาษาแตกต่างกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงด้วย บางครั้งการพิมพ์ผิดเพียงนิดเดียวก็ทำให้ความหมายที่ต้องการสื่อสารผิดไปหมด บางครั้งเมื่อผู้ส่งสารอีเมลก็คิดเองว่าผู้รับสารจะต้องได้อ่าน บางคนคาดหวังว่าผู้รับจะต้องสามารถตอบได้ตลอดเวลา บางครั้งจะมีการตั้งแจ้งเตือนเมื่อรับอ่าน ซึ่งในความเป็นจริงบางคนแทบไม่ได้อ่าน หรือเปิดอีเมลกดตอบรับอีเมลแต่กลับไม่ได้อ่านจริงๆ
ในหลายๆ ครั้งการส่งสารและการตีความก็ขึ้นอยู่กับอารมณ์ของผู้รับสารและผู้สื่อสารเช่นกัน ซึ่งข้อนี้เสี่ยงมากที่จะก่อให้เกิดความเข้าใจผิดระหว่างกันได้ ดังนั้นการสื่อสารในองค์กรควรต้องมีการพูดคุยกันก่อนในเบื้องต้น เพื่อให้เข้าใจซึ่งกันและกัน จากนั้นจึงใช้อีเมลยืนยันและติดตามผล
บางคนมีความคิดว่าการสื่อสารทางอีเมลเป็นการสร้างหลักฐาน ดังนั้นเมื่อทัศนคติที่มีต่อการใช้อีเมลเป็นแบบนี้แล้ว การสื่อสารทางอีเมลกลายเป็นว่าทุกอย่างต้องทำให้ผู้เขียนดูดี ซึ่งข้อความในการสื่อสารอาจไม่ได้สะท้อนความจริงที่เกิดขึ้น ทุกคนต้องคอยระวังตัว และเมื่อฝ่ายหนึ่งคิดว่าการเขียนอีเมลคือการสื่อสารถึงข้อเท็จจริง แต่อีกฝ่ายคิดว่าการอีเมลคือการฟ้อง การสร้างหลักฐานก็ทำให้ทั้งสองฝั่งเริ่มผิดใจกัน และหากไม่มีการพูดคุยกัน แต่เลือกที่จะใช้อีเมลตอบโต้กันก็จะก่อให้เกิดความขัดแย้งในที่สุด
ดังนั้น การใช้อีเมลในการสื่อสารจะเป็นเครื่องมือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ด้วยข้อความที่ตรงกันเมื่อเป็นการสื่อสารสองทาง ผู้ส่งสารและผู้รับสารต้องมีความเข้าใจที่ตรงกัน มีการพูดคุยกันเพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน มีการตอบรับและติดตามผลจากอีเมลนั้นๆ
