การเปลี่ยนแปลง ในองค์กร (ตอน 3)

การเปลี่ยนแปลงมีหลากหลายรูปแบบที่สามารถนำมาปรับใช้กับองค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็นการค่อยเป็นค่อยไป หรือเปลี่ยนแปลงทีเดียวทั้งองค์กร แต่ส่วนใหญ่จะเป็นแบบค่อยเป็นค่อยไป การเลือกสาขา หรือหน่วยงานที่ทำการทดสอบการเปลี่ยนแปลงต่างๆ สำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะส่งผลให้การ Roll out ประสบความสำเร็จด้วย

หน่วยงานส่วนใหญ่ที่ได้รับคัดเลือกในการ Pilot จะเป็นหน่วยงานที่หัวหน้ามีทัศนคติเชิงบวก ทีมงานกระตือรือร้น พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง และมีผลการดำเนินงานของทีมในระดับที่ดี ทั้งนี้เพื่อเป็นตัวอย่างที่ดี และมีความเป็นไปได้ในการแสดงให้เห็นถึงผลสำเร็จที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงได้มากกว่า นอกจากนี้ยังมีส่วนสำคัญช่วยในการปรับปรุง และให้ Feedback ที่เป็นประโยชน์ต่อการเปลี่ยนแปลงด้วย

การแต่งตั้ง Champion หรือ Trainer หรือหน่วยงานเฉพาะขึ้นมาดูแลการเปลี่ยนแปลงขององค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่ง ทั้งนี้เพื่อมีศูนย์กลางของข้อมูล มีการแบ่งปันข้อมูล มีบุคลากรที่ให้คำแนะนำ ชี้แนะแนวทางในการปรับปรุง มีตัวอย่างให้ศึกษา และที่สำคัญคือเป็นช่องทางให้เกิด Two-way communication ขององค์กร ซึ่งสามารถรับ Feedback ที่สะท้อนความเป็นจริง และเป็นกลางในการรวบรวมข้อมูล เพราะบางครั้งเวลาที่ลูกน้องมีคำถาม หรือข้อเสนอแนะก็ไม่กล้านำเสนอหัวหน้าโดยตรง

การเลือกกลยุทธ์ที่จะใช้ในการเปลี่ยนแปลงในอันดับต้นๆ นั้น องค์กรควรจะเลือกกลยุทธ์ที่เป็น “Quick win” มาใช้ก่อน ซึ่งถือเป็นกลยุทธ์ที่ใช้ระยะเวลาน้อย ต้นทุนต่ำ ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องน้อย แต่เห็นผลเป็นรูปธรรมอย่างชัดเจน เมื่อพนักงานได้ปฏิบัติง่าย แต่เห็นผลความสำเร็จชัดเจนแล้วจะเป็นแรงจูงใจให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในขั้นถัดไป

สิ่งหนึ่งที่องค์กรต้องคำนึงถึงคือ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาซึ่งส่งผลต่อกลยุทธ์ขององค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมด้วย ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงกลยุทธ์นั้นเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้สอดรับกับสถานการณ์แวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งองค์กรไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ดังนั้นการปลูกฝังวัฒนธรรมการเปลี่ยนแปลงในองค์กรจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรพร้อมปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เมื่อพนักงานในองค์กรตระหนักถึงความสำคัญในข้อนี้จะทำให้การเปลี่ยนแปลงในอนาคตเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จะเห็นได้ว่าหัวใจสำคัญของการเปลี่ยนแปลงเริ่มจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ Two way communication การรับฟังความจริง การรับฟังผลตอบรับจากพนักงานในองค์กร เพราะจะเป็นข้อเสนอแนะที่สะท้อนความเป็นจริงที่สุดที่องค์กรจะสามารถนำมาปรับปรุงกลยุทธ์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิผลสูงสุด

อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน คือ ความเป็นผู้นำ เพราะผู้นำจะต้องเสริมแรงทางบวกทั้งการสนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้พนักงานทำงานได้ง่ายขึ้นในเรื่องของเครื่องมือ ระบบ และการอบรมให้ความรู้ต่างๆ และสร้างแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง เช่น ผลประโยชน์ให้พนักงาน เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงองค์กรเกิดผลสำเร็จสูงสุด