การเปลี่ยนแปลงในองค์กร (2)

โดย...ทัธภร ธนาวริทธิ์

ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมากคือการสื่อสาร ที่จำเป็นต้องมีการวางแผนเป็นขั้นเป็นตอนเพื่อให้องค์กรได้รับข้อมูลในช่วงเวลาที่เหมาะสมและมีการสื่อสารข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้เกิดความเข้าใจในทิศทางเดียวกัน และกระตุ้นให้พนักงานในองค์กรการตื่นตัวพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง

ความจริง คือ สิ่งที่พนักงานทุกคนต้องการรับทราบ แต่ความลึกของข้อมูลที่จะสื่อสารลงไป ผู้บริหารควรตัดสินใจร่วมกันว่าพนักงานแต่ละระดับควรรับรู้ข้อมูลในระดับใดบ้าง แต่ข้อความหลักในการสื่อสาร (Key Message) ต้องเหมือนกันไม่ว่าพนักงานจะรับรู้ข้อมูลลึกขนาดไหนหรือจากแหล่งใดก็ตาม

ในการสื่อสารข้อมูลนั้นจะต้องส่งสารเพื่อให้ได้การตอบรับในเชิงบวก เช่น สื่อถึงผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับอย่างชัดเจน ให้พนักงานรู้สึกว่ามีผลในเชิงบวกกับตัวพนักงานเองเมื่อเปลี่ยนแปลงสำเร็จ หลายครั้งเมื่อการสื่อสารเกี่ยวกับเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงพนักงานมองไม่เห็นถึงประโยชน์สำหรับการเปลี่ยนแปลง ไม่เห็นความจำเป็น เพราะการสื่อสารถึงผลกระทบนั้นถูกมองว่าเป็นเรื่องที่ไกลตัว เป็นเรื่องขององค์กร เป็นเรื่องของผู้บริหาร

บรรยากาศในการสื่อสารก็เป็นสิ่งสำคัญ การสร้างบรรยากาศที่เป็นบวก การใช้ถ้อยคำเชิงสร้างสรรค์ทำให้การรับรู้ และการแปลความของพนักงานเป็นบวก และมีแรงเสริมที่เป็นบวกให้พนักงานรู้สึกยอมรับ และอยากมีส่วนร่วมกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ นอกจากนี้ระยะเวลาในการสื่อสารต้องรวดเร็วให้ทุกคนในองค์กรได้รับรู้ ไม่ให้เกิดช่องว่างระหว่างการสื่อสารในแต่ละครั้งนาน เพราะช่องว่างของเวลายิ่งนานยิ่งมีโอกาสให้เกิดข่าวลือได้ และข่าวลือที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นข่าวลือในเชิงลบเสมอ

หากองค์กรมีศูนย์กลางการประชาสัมพันธ์ไม่ว่าจะเป็นทีม Champion Hotline หรือ Communication Pack ใน Knowledge management center ที่พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้อย่างเท่าเทียมกันก็จะลดความเสี่ยงในการเกิดข่าวลือได้ เพราะในบางครั้ง บางคนอาจจะใช้ประโยชน์จากการใช้โอกาสของความไม่ชัดเจนที่เกิดขึ้นสร้างข่าวลือที่เป็นประโยชน์กับตนเอง แต่สุดท้ายเมื่อค้นพบความจริงแล้วก็จับมือใครดมไม่ได้ เพราะมันก็แค่ข่าวลือ

เมื่อสื่อสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงลงไปในทุกระดับแล้ว องค์กรต้องพยายามขจัดอุปสรรคที่จะขัดขวางการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นด้วย หนึ่งในวิธีการที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้กันคือการใช้แรงเสริม

ตัวอย่างเช่น ให้ผลประโยชน์กระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ตั้งเป้าหมายไว้ หรือการส่งเสริมให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จได้ง่ายขึ้น ทั้งในส่วนการให้การอบรม การให้เครื่องมืออำนวยความสะดวกที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้ง่ายขึ้น (ไม่ใช่ให้พนักงานมองว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นการเพิ่มงาน เป็นภาระให้กับพนักงาน)

ฉบับหน้าจะกล่าวถึงการลงมือปฏิบัติตามแผนการเปลี่ยนแปลง การเลือกแผนกลยุทธ์ การวางแผน Pilot และ Roll Out และการปลูกฝังวัฒนธรรมให้ทันการเปลี่ยนแปลง