วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

1) จัดลำดับงานตามความสำคัญของงาน โดยแบ่งลำดับงานที่ต้องทำก่อนหลังดังนี้ งานประเภทแรกที่ต้องทำก่อนเพื่อน งานที่ควรทำเป็นงานถัดมา และงานที่ไม่รีบเป็นงานที่เก็บไว้ทำหลังจากงาน 2 ประเภท ได้ทำเสร็จแล้ว และต้องเอากำหนดการเสร็จของแต่ละงานมาพิจารณาประกอบด้วย

2) อย่ารวบอำนาจ หรือเก็บงานทั้งหมดไว้กับตัวคนเดียว ควรจะกระจายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาตามความสามารถของเขาเหล่านั้น ถึงแม้บางครั้งลูกน้องอาจจะทำงานได้ไม่ดีเท่าเราเองก็ตาม แต่เป็นการให้โอกาสฝึกฝนเขาให้มีพัฒนาการและประสบการณ์ในการทำงานมากขึ้น รวมทั้ง เป็นการผ่อนเบางานของเรา

3) จัดเก็บข้าวของให้เป็นที่เป็นทางอย่างมีระเบียบเรียบร้อย บ่อยครั้งที่เราสูญเสียเวลาไปสิบกว่านาที เพื่อหาสิ่งของหรืออุปกรณ์บางอย่างที่จำเป็น ถ้าเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ทำให้เราสูญเสียเวลาที่จะใช้ไปกับการทำงาน และยังทำให้เราหงุดหงิด สมองพานจะไม่ปลอดโปร่ง อาจมีผลกระทบกับผลงานหรือการตัดสินใจได้

4) จัดตารางเวลาของสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันไว้ล่วงหน้า และพยายามอย่าใช้เวลาเกินกำหนดที่ตั้งไว้ โชคดีที่ปัจจุบัน Smart Phone ทั้งหลายจะมี Calendar เป็น App ที่มากับเครื่องเลย ปกติผมจะใช้โปรแกรม Outlook ในการจัดการ Calendar แล้วนำมา Sync กับมือถือของผม ทำให้ผมไม่พลาดนัดหมายต่างๆ

5) จำกัดการใช้โทรศัพท์ในรูปของ VOICE เพราะว่าเวลาคุยโทรศัพท์หลายครั้งที่เราจะต้องมีการคุยสารทุกข์สุกดิบ หรือเรื่องอื่นๆ ที่นอกเหนือจากประเด็นที่จะสนทนา หลายครั้งผมก็เลี่ยงโดยการใช้ App ต่างๆ เช่น Whatsapp หรือ Line ในการสื่อสารแทน นอกจากเป็นการประหยัดเวลาแล้วยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

6) App มือถือในปัจจุบัน มีความหลากหลายและเอื้ออำนวยความสะดวกให้กับชีวิตเราได้มาก ผมเองใช้มือถือระบบ Android ผมพบว่ามี App ให้เลือกใช้เป็นเรือนแสน ลองเลือก App ที่เหมาะสมกับเรา จะทำให้เราสามารถบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น ผมเองเป็นนักลงทุนในตลาดหุ้น ผมก็จะ Download โปรแกรมเกี่ยวกับหุ้นไว้ 45 โปรแกรม ไว้ติดตามดูสภาพการณ์ของตลาดหุ้นและราคาหุ้นรายตัว ไม่ว่าผมจะไปอยู่ที่ไหนก็ตาม ทำให้ผมสามารถสั่งซื้อและขายหุ้นได้แบบ Real Time

7) การจัดลำดับความสำคัญของการอ่านและตอบ Email เป็นสิ่งสำคัญ วันวันหนึ่งผมจะได้รับ Emails 5070 Emails ซึ่งผมก็จะดูจากหัวข้อและผู้ส่ง โดยจะเลือกอ่านและตอบ Emails ที่สำคัญก่อน แล้วเก็บ Email ที่ไม่สำคัญไว้อ่านในวันหยุด หรือช่วงเวลาว่างๆ โชคดีที่คนยุคนี้มี Smart Phone

8) ปัจจุบันเราไปเสียเวลากับ Social Media ต่างๆ มากเกินไป ควรจะมีการจำกัดเวลาในแต่ละวัน ให้กับสิ่งเหล่านี้ในเวลาที่พอเหมาะและควรจะใช้ในช่วงเวลาว่างๆ เช่น ช่วงพักเบรก อย่างไรก็ตามผมคิดว่าเราไม่ควรจะให้เวลากับมันเกินครึ่งชั่วโมง/วัน แต่ก็อย่างว่าแหละครับ สมัยนี้ผู้ใช้ Smart Phone ทั้งหลายก็ติดตั้ง Facebook Twitter IG Line ฯลฯ กันแทบทุกเครื่อง

9) รู้จักที่จะปฏิเสธ การที่เราเป็น MR. OR MISS. “YES” นั่นหมายถึงงานที่จะเป็น Overload สำหรับเราต้องเกิดขึ้นเป็นประจำ ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของเราแย่ลง และไม่สามารถจะทำงานหลายชิ้นได้ทันเวลา

10) ออกกำลังกายให้สม่ำเสมอและพักผ่อนนอนหลับให้ได้คืนละ 78 ชั่วโมง เพราะจะทำให้เรามีสุขภาพแข็งแรง จิตใจผ่องใส สามารถรับมือกับงานในแต่ละวันได้เป็นอย่างดี ยิ่งปัจจุบันมี App และ Gadget เสริมต่างๆ ที่ช่วยเราในการออกกำลังกาย

ถ้าสามารถทำตามที่ผมเสนอแนะได้ทั้ง 10 ข้อ ผมมั่นใจว่าทุกๆ ท่านจะกลายเป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพขององค์กร และเป็นคนที่น่ารักที่มีเวลาให้กับครอบครัว