Think on YourFeet (จบ)

เมื่อวันพฤหัสฯ ที่แล้ว ดิฉันได้ยกตัวอย่างการเผชิญสถานการณ์Think on Your Feet นั่นคือสถานการณ์ 1.เมื่อต้องเรียบเรียงความคิดอย่างรวดเร็ว เพื่อสื่อสารออกไปให้ผู้อื่นเข้าใจได้ง่ายๆ กระชับ ตรงประเด็น บางครั้งต้องโน้มน้าวในเวลาจำกัดด้วย2.เมื่อต้องตอบคำถามทันที 3.เมื่อต้องสื่อสารภายใต้ภาวะกดดัน

คนเราทุกคนมีความคิดดีๆ แต่น่าเสียดายที่หากขาดเทคนิคการถ่ายทอดความคิดที่เข้าใจง่าย ทำให้เสียโอกาสในการได้รับการยอมรับ จากประสบการณ์ที่ดิฉันเคยถามทั้งผู้บริหารและคนทำงานในองค์กร ว่าปกติมีเวลาเตรียมการนำเสนอหรือสื่อสารมากหรือน้อย ผลคือ ประมาณ 90% จะบอกว่า น้อย หรือต่อให้เตรียมไปดีแล้ว ก็มักเจอคำถามที่ท้าทายอยู่ดี

เทคนิคที่จะแบ่งปัน อธิบายได้ด้วยกิจกรรมต่อไปนี้ คุณลองจินตนาการสถานการณ์ที่ได้รับเชิญขึ้นไปพูดสดๆ เช่น ให้พูดแนะนำบริษัทของคุณเอง เมื่อตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณมีข้อมูลมากมายวิ่งเข้ามาในกระบวนการความคิดใช่หรือไม่ นั่นคือเรื่องปกติ เพราะสมองของเราเก็บข้อมูลไว้มากมาย เมื่อต้องการใช้ มันก็จะพรั่งพรูออกมา เมื่อเกิดความกังวลและไม่แน่นอนใจ (Uncertainty) ในสิ่งที่จะพูด ยิ่งทำให้เราคิดไม่ออก ตามมาด้วยอาการตื่นเต้น เช่น มือสั่น เหงื่อออก เป็นต้น

ขั้นตอนที่หนึ่ง ระงับความตื่นตระหนกนั้นไว้ก่อน และมุ่งไปที่การวิเคราะห์ความสนใจของผู้ฟัง เช่น เขารู้จักบริษัทของคุณมากน้อยขนาดไหน หรือเขาสนใจอะไรเป็นพิเศษในบริษัทของคุณ นั่นคือประเด็นหลักที่คุณควรจับให้ได้ก่อน เพื่อให้เกิดความคิดที่ชัดเจนเช่น ประเด็นหลักคือ ผู้ฟังยังไม่ทราบ “ประวัติของบริษัท” หรือเขาสนใจ “กลุ่มลูกค้าของบริษัท” ของคุณเป็นพิเศษ เมื่อได้ประเด็นหลักแล้ว จะทำให้เราเกิดความแน่นอนใจ (Certainty) คลายความกังวล จากนั้นเลือกมาสักหนึ่งประเด็นหลักหรือมากกว่าก็ได้ขึ้นอยู่กับเวลาที่มีในการพูด หากไม่รู้จักกลุ่มผู้ฟังดี ก็ใช้การสุ่มประเด็นก่อนได้

ขั้นตอนที่สอง นำประเด็นหลักนั้นมาเรียบเรียงเป็นประเด็นย่อยๆ ไม่เกินสามประเด็น เพื่อขยายความประเด็นหลักนั้น เช่น “ประวัติบริษัท” เป็นประเด็นหลัก แบ่งเป็นประเด็นย่อยสามประเด็น คือ 1.เริ่มก่อตั้ง 2.การขยายกิจการในปัจจุบัน และ 3.แผนในอนาคตนี่คือตัวอย่างการเรียบเรียงที่ง่ายที่สุด คือ ตามลำดับเวลา ปกติผู้ฟังจะเข้าใจได้ง่ายที่สุด

หรือหากจะใช้ “กลุ่มลูกค้า” เป็นประเด็นหลัก แบ่งเป็นสามประเด็นย่อย คือ 1.กลุ่มลูกค้าในไทย 2.กลุ่มลูกค้าในจีน และ3.กลุ่มลูกค้าในเวียดนาม นี่คือตัวอย่างการเรียบเรียงตามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ ประโยชน์คือ สถานที่ต่างๆ มักทำให้ผู้ฟังเห็นภาพด้วย อย่างที่เราเคยได้ยินว่า ภาพหรือสิ่งที่เราเห็นแทนคำพูดได้เป็นพันๆ คำ

ขั้นตอนที่สาม เป็นสิ่งที่ตามมาโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณมีประเด็นหลักและประเด็นย่อยสามประเด็น ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแต่ละประเด็นจะค่อยๆ เชื่อมโยงมาอย่างชัดเจน แม้ในขณะที่คุณพูดไปคิดไปก็ตาม เทคนิคนี้คุณจะสังเกตได้จากบุคคลที่พูดในที่สาธารณะเก่งๆ จากทุกมุมโลก มักใช้การเรียบเรียงแบบสามประเด็นย่อย เพราะทั้งคนพูดและคนฟังจะจำได้ง่าย

วันนี้ดิฉันยกตัวอย่างเพียงสองตัวอย่างในการเรียบเรียง อันที่จริงมีเทคนิคอีกมากมายที่เราเลือกได้ เพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์เวลา และผู้ฟัง ในชีวิตจริงเรามีทั้งผู้ฟังที่มีใจเป็นกลาง และผู้ฟังที่ต่อต้านหรือมีอคติต่อเรื่องที่คุณสื่อสารอยู่ จริงไหมคะ