สื่อสารทางอีเมล

แม้เรามีทางเลือกที่จะใช้เทคโนโลยีที่เข้ามาอำนวยความสะดวกให้กับเรามากขึ้น การสื่อสารข้ามพรมแดนที่ทั้งประหยัด สะดวกและรวดเร็วก็คงหนีการใช้อีเมล (email) ไปไม่พ้น ถึงแม้การคุยทันทีโดยยกหูโทรศัพท์หรือคุยผ่าน Skype หรือด้วยวิธีต่างๆ ที่หาได้ในปัจจุบันจะเร็วกว่า แต่ความแตกต่างด้านเวลาอาจทำให้เราไม่สามารถคุยกันโดยตรงและทันทีได้เสมอไป โดยเฉพาะกับการสื่อสารธุรกิจกับผู้คนข้ามทวีป

แต่ความสะดวกก็แฝงความท้าทายหลายประการ เช่น อาจทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน ด้วยการใช้ภาษาและวิธีการเขียน และการตีความของผู้ส่งและผู้รับ อีกทั้งหากมองข้ามมารยาทบางข้อไป อาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ของผู้ส่งอีเมลได้

ตัวอย่างเช่น ดิฉันเคยมีเพื่อนชาวฟิลิปปินส์ซึ่งเป็นผู้จัดการ เคยบ่นว่าเข้ากับหัวหน้าของเธอซึ่งเป็นคนอเมริกันไม่ได้ ดิฉันถามเธอว่า มีอะไรที่หัวหน้าทำและทำให้เธอไม่ชอบ เธอบอกว่า หัวหน้าส่งอีเมลมาหาเธอด้วยการใช้อารมณ์โกรธตลอดเวลา ดิฉันถามด้วยความสงสัยว่า อะไรในอีเมลที่ทำให้เธอเชื่อเช่นนั้น เขาใช้คำพูดรุนแรงหยาบคายหรือไม่ ก็ไม่ใช่ เขาตัดพ้อต่อว่าหรือไม่ ก็ไม่ใช่อีก เธอบอกว่า หัวหน้าเธอใช้เครื่องหมายล้อมคำ หรือ Quotation Marks (‘ ’, “ ”) หรืออัญประกาศในแทบทุกประโยคตลอดการเขียนอีเมลหาเธอ ซึ่งเธอมองว่าเป็นการเน้นมากจนทำให้เธอรู้สึกว่าตนเองโง่ หรือไม่ฉลาดพอจะเข้าใจถึงขนาดที่หัวหน้าต้องเน้นประโยคให้เธอเข้าใจความสำคัญตลอดเวลา และเมื่อทั้งคู่ได้นั่งคุยกันก็พบความจริงว่า หัวหน้าไม่ได้มีอารมณ์โกรธเธอแต่อย่างใด แต่เป็นสไตล์การเขียนที่ติดมาตั้งแต่เด็กๆ

วันนี้ดิฉันจึงมีเทคนิคการเขียนอีเมลมาฝาก เพื่อลดความเข้าใจผิดในการสื่อสารต่างวัฒนธรรมหรือกับคนที่มีสไตล์การสื่อสารทางอีเมลที่ต่างกันนะคะ

เปิดและปิดอย่างสุภาพ ไม่ว่าคุณจะรีบแค่ไหน ลงท้าย และลงชื่อเสมอ

อีเมลควรสั้น กระชับ ได้ใจความ และสุภาพ

ไม่ควรเขียนอีเมล โดยใช้ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในภาษาอังกฤษทั้งหมด เพราะในบางวัฒนธรรมจะเข้าใจว่า คุณกำลังตะโกนใส่เขา

อย่าใช้การ์ตูน หรือเครื่องหมายที่ไม่จำเป็น

ระวังการใช้ตัวย่อที่ผู้อื่นไม่ทราบความหมาย

เมื่อได้รับอีเมลที่ใส่อารมณ์มา ไม่ควรโต้ตอบทันที คิดวิเคราะห์สักนิด อาจทำให้คุณมีทางเลือกมากขึ้นในการทำให้สถานการณ์และความสัมพันธ์ดีขึ้น มากกว่าทำให้แย่ลงไปอีก

ควรตอบอีเมลภายใน 24 ชั่วโมง ถ้าทำได้

ไม่ควรเลือกกระทำ เพราะอีเมลไม่มีความลับ

อย่าสำเนาถึงผู้ที่ไม่จำเป็น เพราะจะเป็นการรบกวนเขา

ถ้าอยู่ระหว่างการเดินทาง ไม่สะดวกตอบทางอีเมล ควรใส่ข้อความไว้ ว่าให้ผู้ที่ติดต่อมาสามารถติดต่อใครได้ และคุณพร้อมติดต่อได้อีกเมื่อไหร่

ร่างข้อความให้จบ แล้วค่อยใส่อีเมลของผู้รับ ป้องกันการส่งไปโดยยังไม่ได้ตรวจเรียบร้อย

ก่อนจะส่งต่อ (Forward) ข้อมูลที่ได้รับมา ควรคำนึงก่อนว่าจะก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้ที่ส่งมาและผู้ที่จะรับอีเมลหรือไม่ และผู้ส่งอนุญาตให้เราส่งต่อหรือไม่

หากข้อความยาวมาก ควรบอกหัวข้อหรือประเด็นหลักก่อน แล้วจึงลงมือให้ข้อมูลของแต่ละประเด็น เนื้อความควรเรียบเรียงให้ผู้อ่านเข้าใจง่ายๆ เช่น เป็นขั้นตอน หรือจากเรื่องทั่วไปมาสู่เรื่องเฉพาะเจาะจง