เอกสารสำคัญเก็บหรือทิ้งดี

“ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งของ จดหมายทุกฉบับ ฉันเก็บไว้ทุกอย่าง ฉันไม่กล้าทิ้งเลย เพราะกลัวว่าสักวันหนึ่งอาจต้องใช้” เรจินา ลีดส์ เจ้าของบริษัทรับจัดงานแห่งหนึ่งในสหรัฐ กล่าว

เชื่อได้ว่า ผู้ประกอบการธุรกิจหลายๆ คน คงมีความคิดในลักษณะเดียวกันกับ ลีดส์ เนื่องจากต่างกังวลว่า หากในอนาคตต้องใช้เอกสารฉบับใดก็สามารถมีไว้ยืนยันได้ในทันที

อย่างไรก็ตาม เอกสารทางการเงินซึ่งเพิ่มจำนวนขึ้นอย่างต่อเนื่องนั้น อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่สำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (เอสเอ็มอี) ที่ยังไม่มีต้นทุนมากพอในการเปลี่ยนระบบการจัดเก็บเอกสารไปสู่ระบบออนไลน์ เนื่องจากอาจเป็นการกินพื้นที่ภายในออฟฟิศอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

เว็บไซต์ออนเทอร์เพรอเนอร์ส จึงได้เสนอแนะวิธีการคัดแยกเอกสารทางการเงินในแต่ละประเภทว่าควร “เก็บ” หรือ “ทิ้ง” อย่างไร เพื่อสามารถจัดการเอกสารในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1.สมควรฉีกทำลายทุกเดือน/ปี – ใบเสร็จรับเงินจากเครื่องกดเงินสดอัตโนมัติ (เอทีเอ็ม) หรือใบฝากเงิน สามารถฉีกทำลายเป็นรายเดือนหรือรายปี ทันทีที่ได้รับใบแจ้งยอดสรุปรายละเอียดแบบรายไตรมาสหรือรายปีเรียบร้อยแล้ว

2.เก็บรักษาอย่างน้อย 3 ปี ใบแจ้งรายการสินค้า ใบส่งของ บันทึกค่าใช้จ่าย เช็คที่ถูกยกเลิก ใบเสร็จบัตรเครดิต ควรเก็บรักษาไว้อย่างเป็นระบบอย่างน้อย 3 ปี เพื่อสามารถใช้เป็นเอกสารยืนยันได้ทันทีเมื่อต้องการใช้

3.เก็บรักษาอย่างน้อย 6 ปี เอกสารเกี่ยวกับการคืนภาษีกับทางราชการ ตลอดจนถึงระเบียนบัญชีเงินเดือน ซึ่งประกอบด้วยหมายเลขพนักงาน บัญชีเงินเดือน ฯลฯ เพื่อสามารถใช้เป็นเอกสารอ้างอิงเมื่อมีการร้องขอ

4.เก็บไว้ถาวร เกร็ก โจนส์ กรรมการผู้จัดการบริษัท บุ๊กคีฟปิง เอ็กซ์เพรส ผู้ให้บริการจัดเก็บเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ระบุว่า เอกสารที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจและบริหารสินทรัพย์ควรจัดเก็บไว้ถาวร ไม่ว่าจะเป็นข้อตกลงการทำประกันภัย ข้อมูลการตลาด โฉนดที่ดิน สิทธิบัตรด้านทรัพย์สินทางปัญญา เป็นต้น