เตรียมแผนรับหายนะ
ไม่ว่าจะเตรียมพร้อมวางแผนการบริหารจัดการธุรกิจไว้แบบรัดกุม และลงมือปฏิบัติได้อย่างยอดเยี่ยมเพียงใด แต่สุดท้ายก็มักจะมีสถานการณ์หรือเหตุการณ์เหนือความคาดหมายเกิดขึ้นจนส่งผลกระทบต่อกิจการที่ตนครอบครองอยู่เสมอ
ไม่ว่าจะเตรียมพร้อมวางแผนการบริหารจัดการธุรกิจไว้แบบรัดกุม และลงมือปฏิบัติได้อย่างยอดเยี่ยมเพียงใด แต่สุดท้ายก็มักจะมีสถานการณ์หรือเหตุการณ์เหนือความคาดหมายเกิดขึ้นจนส่งผลกระทบต่อกิจการที่ตนครอบครองอยู่เสมอ
ทั้งนี้ แม้เรื่องเหนือความคาดหมายข้างต้นอาจไม่ใหญ่โตถึงขั้นหายนะภัยจากธรรมชาติอย่างเฮอร์ริเคน แผ่นดินไหว หรือการก่อการร้าย ซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก แต่เหตุการณ์ประเภทไฟดับหรือระบบคอมพิวเตอร์ล่มที่สามารถอุบัติขึ้นได้ตลอดเวลา ก็ถือเป็นสถานการณ์ที่ก่อหายนะรุนแรงได้เช่นกัน โดยเฉพาะกับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (เอสเอ็มอี)
คอลลีน เดอเบส ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้คำปรึกษาสำหรับเอสเอ็มอี ได้เสนอแนะกลวิธีรับมือกับเหตุเหนือความคาดหมายไว้ในหนังสือคู่มือเอสเอ็มอีของวอลสตรีท เจอร์นัล ไว้ดังนี้
1) ทบทวนนโยบายประกันภัยของบริษัทอยู่เสมอ – เดอเบส เปิดเผยว่า เป็นเรื่องฉลาดสำหรับเจ้าของธุรกิจที่จะทำประกันทรัพย์สินขององค์กรให้ครอบคลุมถึงต้นทุนค่าใช้จ่ายกรณีเกิดความเสียหายกับเครื่องใช้อุปกรณ์หรืออาคารสำนักงาน นอกจากนี้ยังสมควรต้องพิจารณาการประกันเพื่อชดเชยรายได้ที่ขาดหายไปในกรณีที่กิจการโดนบีบบังคับให้ต้องปิดชั่วคราว
2) ปรับปรุงพัฒนาแผนสำรองฉุกเฉิน – สำหรับรายการที่จำเป็นจะต้องมีอยู่ในแผนดังกล่าว คือ ข้อมูลของผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ผลิตสินค้า ในกรณีที่เจ้าประจำหยุดหรือมีอันต้องปิดกิจการไป รวมถึงการพิจารณาทางเลือกสำหรับสถานที่ทำงานสำรองที่จะช่วยให้กิจการดำเนินต่อไปได้ ตลอดจนการเก็บเบอร์โทรศัพท์ฉุกเฉินที่พนักงานสามารถติดต่อเจ้าของกิจการได้ตลอด 24 ชั่วโมง และการหาแนวทางให้พนักงานทุกคนได้รับข้อมูลอย่างรวดเร็ว ถูกต้องและแม่นยำเสมอหากเกิดเหตุฉุกเฉิน
3) สำเนาข้อมูล – จัดการทำสำเนาข้อมูลทุกอย่างของบันทึกที่มีความสำคัญและจำเป็นสำหรับกิจการ เช่น บัญชี ข้อมูลพนักงาน รายชื่อลูกค้า สูตรสินค้าผลิตภัณฑ์ และรายการสิ่งของที่มีอยู่ในร้าน โดย เดอเบส กล่าวว่า เมื่อสำเนาเรียบร้อยแล้วก็ให้เก็บข้อมูลดังกล่าวไว้สถานที่อื่นที่สามารถเดินทางจากบริษัทไปได้อย่างสะดวก หรือใช้บริการระบบฐานข้อมูลสำรองออนไลน์แทนก็ได้
