War Room (2)

ในภาวะที่ไม่ปกติหรือภาวะวิกฤตทุกวินาทีมีค่า...

ทุกวินาทีเป็นทั้งความสูญเสีย... แต่ในขณะเดียวกันทุกวินาทีก็เป็นโอกาส ผู้บริหารนั้นสามารถแสดงตัวให้เราเห็นได้ว่าเป็นคน...น่ารัก น่านับถือ มีฝีมือ น่าสมเพช น่าทุเรศ ไร้ฝีมือ ฯลฯ ก็จะเห็นชัดกันตอนนี้แหละค่ะ

ผู้เขียนขอบอกไว้ก่อนเลยค่ะว่า ใครที่อยู่เบื้องหลังการทำงานในภาวะที่ไม่ปกตินั้น ไม่มีงานไหนง่าย...แต่คำว่าไม่ง่ายไม่ได้หมายความว่าทำไม่ได้นะคะ

ผู้เขียนได้เข้าไปทำงานเบื้องหลังการแก้ปัญหางานประเภทนี้มาหลายงาน เหตุการณ์ที่ได้แง่มุมในการทำงานมากบางเหตุการณ์ซึ่งได้นำมาตั้งเป็นทฤษฎีการทำงานของตัวเอง ถือว่ามีคุณค่ามากคือ...กรณีเครื่องบินประสบอุบัติเหตุและการปิดท่าอากาศยานสุวรรณภูมิ

กรณีปิดสนามบิน ลูกค้าคือผู้ที่น่าสงสารที่สุด War Room เป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งจะเอื้อให้กับผู้บริหารที่มีอำนาจในการตัดสินใจร่วมประชุมและสั่งการเพื่อแก้ไขปัญหา

การประชุมจะต้องมีขึ้นชั่วโมงต่อชั่วโมง และในระหว่างชั่วโมงก็อาจมีประชุมขึ้นอีกตอนใดก็ได้ มันจะเป็นไปอย่างนี้จนกว่าเหตุการณ์จะเข้าสู่จุด Climax จนกระทั่งเมื่อเหตุการณ์เริ่มคลี่คลาย การประชุมใน War Room ก็จะเริ่มห่างออกไป และจะปิด War Room เมื่อเหตุการณ์เข้าสู่ภาวะปกติ

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่คนจัดการเกี่ยวกับ “War Room” ต้องคำนึงอย่างมากก็คือ การใช้ชีวิตของผู้ที่เข้ามามีกิจกรรมใน War Room หากเราลองไปศึกษาหรือมีโอกาสได้ไปชมหรือหารายละเอียดของต้นแบบ War Room ที่สำคัญๆ นักท่องเที่ยวก็อาจแวะไปชมได้ เช่น War Room ของ Winston Churchill ที่ London และ War Room ของ Stalin ใน Moscow ซึ่งใช้ในสงครามโลกครั้งที่ 2

โครงสร้างสำคัญของ War Room ที่ใช้ในสงครามโลกครั้งที่ 2 ส่วนใหญ่จะอยู่ในบังเกอร์ใต้ดิน ปัจจุบันนี้พวกธุรกิจก็นำรูปแบบ War Room เหล่านั้นขึ้นมาพัฒนาเติมโน่นเติมนี่ไปอีกมากมาย แต่แปลกที่ผู้บริหารสมัยนี้พอพูดเรื่อง War Room ก็มักจะพุ่งเป้าเน้นอยู่ 2 เรื่อง คือ

1.ห้องประชุมทันสมัย

2.การสื่อสารที่ทันสมัย

แต่แทบลืมไปว่ายังมีส่วนสำคัญเหมือนกันอีก 2 อย่างคือ เรื่อง อาหารและที่พักหลับ...ขอเรียนไว้เลยค่ะว่า ในเรื่อง War Room ห้ามลืม 2 เรื่องนี้เด็ดขาด เตรียมไว้ล่วงหน้าได้เลยค่ะ

ในเหตุการณ์ที่ยืดเยื้ออย่างกรณีปิดสนามบินสุวรรณภูมินั้น War Room บางสายการบินต้องเปิดตลอด 24 ชั่วโมงนานมากกว่า 10 วัน เราต้องกำหนดให้มีการดูแลเรื่องอาหารการกินให้พร้อมตลอด 24 ชั่วโมง และเราต้องไม่ลืมสิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งคือนักข่าวที่มาทำข่าว

องค์กรใหญ่ๆ ที่อยู่ในความสนใจของสาธารณชน เขามักสร้างห้องนักข่าว (Press Room) ไว้บริการ โดยองค์กรนั้น ต้องกำหนดเวลาแถลงข่าวให้ชัดเจน พร้อมให้หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อไว้ด้วย

สำหรับตัวองค์กรต้องสร้างสื่อขึ้นมาเอง โดยเฉพาะทาง Social Media หรือไม่ก็ติดตั้งไฟแสดงตัวอักษรวิ่ง หรือโทรทัศน์วงจรปิดไว้ที่หน้าองค์กรเลย ซึ่งทำให้เราสามารถสื่อข่าวออกไปได้เร็วกว่าสำนักข่าว

การให้ข่าวกับทุกสำนักข่าวนั้น โดยทั่วไปแล้วต้องให้เท่าเทียม แต่องค์กรมีสิทธิ์ให้ข่าวสื่อใดเป็นพิเศษแต่ต้องมีเหตุผลตอบสาธารณชนได้

การแถลงข่าวจาก War Room ในภาวะไม่ปกติ แม้จะไม่มีข่าวคืบหน้าก็ต้องออกมาบอกว่า ณ เวลานี้ยังไม่มีข่าวคืบหน้า จะแถลงข่าวหรือความคืบหน้าในเวลาใด ขณะเดียวกันก็ต้องหาช่องทางรับข่าวจากสำนักข่าวต่างๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจเหมือนกัน n

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)