ระยะเวลาในการประชุม

ท่านคิดว่าการจัดเวลาในการประชุมแต่ละครั้งอาจจะใช้เวลามากที่สุดสักเท่าไหร่ดี ?

ประสบการณ์การจัดประชุมของผู้เขียนที่ผ่านมาสัมผัสได้ว่า มนุษย์จะมีสมาธิกับการประชุมอย่างต่อเนื่อง จะอยู่ภายในเวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมง

หากนานกว่านั้นผู้เข้าร่วมประชุมจะเริ่มออกอาการกระสับกระส่ายอยากออกจากห้องประชุมกันแล้วค่ะ

แต่เวลาการประชุมที่ตั้งไว้ในฝันกับเวลาการประชุมในความเป็นจริงนั้นเป็นหนังคนละม้วนกัน

แล้วเราจะตั้งระยะเวลาในการจัดประชุมเท่าไรดีคะ จึงจะเรียกว่าเหมาะสม ?

คำตอบที่ตรงไปตรงมาคือ...ให้ประเมินจากวาระที่จะประชุมว่ามีจำนวนมากน้อยเพียงใด และควรจะใช้เวลาพิจารณากันนานแค่ไหนให้จบและสมบูรณ์

บางวาระมีหัวข้อที่ต้องปรึกษากันมากหลายแง่มุมและมีรายละเอียดมาก ยกตัวอย่างการประชุมเกี่ยวกับการออกข้อสัญญาหรือการออกข้อกำหนดในการจัดซื้อจัดจ้าง และถ้ารวบรัดประชุมอาจเกิดเรื่องแน่ๆ แบบนี้รวบรัดประชุมไม่ได้แน่ค่ะท่านผู้อ่านขา

เพราะถ้าพลาด...พวกเข้าประชุมอาจจะมีส่วนร่วมติดคุกกันหมด

เมื่อได้เวลาการจัดประชุมมาแล้ว ก็จะแจ้งไปยังสมาชิกที่จะเข้าประชุมทราบในกำหนดการประชุม ซึ่งส่วนใหญ่จะบอกแต่เวลาเริ่มประชุม แต่มักไม่ได้แจ้งว่าประชุมถึงเวลาเท่าไร เพราะเป็นธรรมเนียมว่าจบเวลาเท่าไรก็ได้ แต่สำหรับมืออาชีพจริงๆ ควรระบุเวลาเลิกที่ชัดเจนไว้ และประธานหรือเลขาฯ ต้องกำกับให้จบตามเวลาให้ได้

ถึงเวลาจัดการประชุม ถ้าการประชุมเป็นแบบเป็นทางการที่มีข้อบังคับชัดเจน สมาชิกจะเริ่มประชุมไม่ได้ถ้ายังไม่ครบองค์ประชุม บางครั้งผู้มาประชุมตรงเวลาต้องมานั่งรอ นั่งจนมาจะครบองค์ประชุม นี่คือเวลาที่สูญเปล่าที่เกิดขึ้น เมื่อเริ่มประชุมก็เป็นหน้าที่ของประธานการประชุมว่าจะทำให้การประชุมจบลงภายในเวลาที่กำหนดไว้ได้หรือไม่

ผู้เขียนมีประสบการณ์หลายครั้งที่เห็นการประชุมที่ทำท่าว่าจะไม่สามารถจบในเวลาได้ ประธานฯ เริ่มออกอาการเหมือนนักเรียนทำข้อสอบไม่ทัน

ผู้เข้าร่วมประชุมบางทีก็โหดค่ะ ยังไงๆ ต้องประชุมต่อให้จบ แต่เลขาฯ ได้จองห้องประชุมไว้เพียงแค่เวลาที่กำหนดไว้ คนที่จะใช้ห้องประชุมช่วงเวลาต่อไปก็มารอที่หน้าห้องกันแล้ว

ทางออกมีให้เลือก คือ ย้ายห้องประชุม หรือเลื่อนประชุมไปอีกครั้ง

การย้ายห้องประชุมนั้นไม่สนุกค่ะ ผู้เขียนเคยอยู่ในเหตุการณ์ที่ประธานไม่อยากย้ายห้องประชุม เพราะเป็นห้องประชุมเดียวที่มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการอ่านข้อมูลที่นำเสนอได้ ซึ่งห้องประชุมอื่นไม่มีอุปกรณ์หรือระบบสนับสนุน

เวรกรรม...

ประธานและเลขาฯ ต้องขอร้องให้คณะประชุมที่มารออยู่หน้าห้องประชุมให้ช่วยย้ายไปประชุมห้องอื่นแทน ทำให้ผู้ร่วมประชุมที่เถียงกันมาหน้าดำหน้าแดงเป็นชั่วโมงสมาธิขาดตอน ออกไปเดินเพ่นพ่าน ไปเข้าห้องน้ำบ้าง ไปหากาแฟกินบ้าง หรือโทรศัพท์ ฯลฯ

คณะที่มารอประชุมก็ไม่รู้จะย้ายไปห้องไหน เพราะห้องอื่นมีจำนวนที่นั่งประชุมไม่พอ และไม่มีอุปกรณ์โสตทัศน์เหมือนห้องที่จองไว้นี้

เอาไงกันดี...การประชุมไม่ต่อเนื่อง จะเลื่อนการประชุมไปประชุมต่ออีกครั้งก็ไม่สนุกเหมือนกัน เพราะคนบางหน่วยงานมาจากสาขาอื่น พื้นที่อื่น มาประชุมครั้งหน้าอาจมาไม่ได้แล้ว ต้องส่งคนอื่นมาแทน ซึ่งจะต่อเรื่องที่ประชุมกันไม่ติด ฯลฯ

นั่นเป็นตัวอย่างหนังชีวิตที่เกิดจากการกำหนดเวลาการประชุมที่ไม่เหมาะสม

เพราะเวลาประชุมน้อยเกินไป

ผลสุดท้ายคือ...องค์กรเสียหาย ออกใบสั่งซื้อไม่ได้ตามกำหนด และของที่ต้องซื้อมาติดตั้งกำลังจะขึ้นราคา เสียเปรียบคู่แข่ง ฯลฯ

แต่ก็มีเหมือนกันค่ะที่มีการกำหนดเวลาประชุมมากไป เช่น บางประชุมแจ้งมาในกำหนดการประชุมว่าใช้เวลาประชุม 3 ชั่วโมง ผู้ที่ได้รับนัดหมายให้เข้าประชุมพอรู้ว่าประชุมกัน 3 ชั่วโมงก็ตกใจ เตรียมหอบเสื่อคว้าหมอนติดมือมานอนกันแล้วค่ะ จะประชุมอะไรกันนักกันหนา

ขอเรียนว่าบางองค์กรนั้น บางคนในบางตำแหน่งนั้นเขาไม่มีเวลามากพอไปนั่งประชุมลากยาวไปถึง 3 ชั่วโมงหรอกค่ะ เวลากินน้ำสักแก้วยังหายากเลย ส่งผลให้บางหน่วยงานอาจจะต้องส่งตัวแทนเข้าประชุม

การส่งตัวแทนเข้าประชุมนั้นแย่ตรงที่ คนที่ถูกส่งเข้าเป็นตัวแทนในการประชุมไม่มีอำนาจในการตัดสินใจได้ เรามักจะได้ยินคำพูดประเภทนี้จากตัวแทนที่ถูกส่งมาประชุมเสมอ

“เรื่องนี้ต้องกลับไปถามหัวหน้าก่อน”

“ผมเกรงว่าเรื่องนี้อยู่เหนืออำนาจการตัดสินใจของผม”

ฯลฯ

จะเห็นว่าปัญหาที่ติดตามมาก็กลายเป็นหนังชีวิตอีกม้วนหนึ่งเช่นกัน

ในเรื่องการจัดระยะเวลาในการประชุม และการควบคุมการประชุมให้จบภายในเวลาที่กำหนดนั้น ผู้เขียนได้เห็นวิธีการจัดการหรือทางออกในเรื่องการจัดการนี้อย่างดีได้จากกิจกรรมหนึ่ง

ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปเป็นสมาชิกใน BNI (Business Network International) ใน Chapter...“Achiever” ทำให้ผู้เขียนได้รับประสบการณ์ในการประชุมที่ดีมากในเรื่องการจัดการกับเวลาในการนำเสนอทุกเรื่องให้อยู่ในเวลาที่กำหนดในเวลาอันสั้น

ประธานในที่ประชุมใช้กฎเกณฑ์เกี่ยวกับเวลาอย่างเคร่งครัด ทำให้สมาชิกทุกคนต้องปรับตัวเอง และการได้เข้าประชุมทุกสัปดาห์ ทำให้เกิดทักษะในการสรุปให้ได้ในเวลาที่เขาให้มา

ครั้งแรกๆ คนจะประสบความลำบากมากในการจะพูดเรื่องใดๆ ก็ตามในเวลาอันแสนสั้นที่เขากำหนดไว้ คือให้พูดแค่นาทีเดียว แต่พอประชุมบ่อยๆ ก็รู้ว่า

เออ...เราก็พูดได้นี่นา

เอ...มันดีนี่นา

ผู้เขียนคิดต่อไปว่า มนุษย์พูดเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องเยิ่นเย้อในแต่ละวันมากมายจริงๆ เรื่องที่เป็นเรื่องจริงๆ มันมีอยู่นิดเดียว

ที่ประชุมได้สร้างรูปแแบบการประชุมที่ได้ฝึกให้สมาชิกทุกคนได้ประโยชน์ในการรู้จักกำหนดเวลาในการประชุมที่เหมาะสมมาเป็นแนวทางในการใช้ชีวิตประจำวันกันถ้วนหน้า

ลองดูสิคะ หากใครไม่เชื่อลองนำเรื่องการกำหนดเวลามาควบคุมสมาชิกในการนำเสนอ แล้วจะชอบค่ะ หากประสงค์ที่จะไปสังเกตการณ์วิธีการประชุมของ Chapter... “Achiever” เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในองค์กรท่านไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ก็ไม่ขัดข้องค่ะ

ผู้เขียนขอโยงกลับมาว่า การควบคุมเวลาของประธานในที่ประชุมนั้นเป็นเรื่องสำคัญจริงๆ ที่จะทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีค่า

ผู้เขียนเคยเห็นในบางประชุมนั้น เวลาผ่านไปแล้วประมาณ 30 นาที ประธานยังนำการประชุมไม่ถึงไหน คนเข้าประชุมชักรำคาญเดินออกจากที่ประชุมไปก็เคยมี

ดังนั้น การเป็นประธานที่ประชุมต้องเตรียมตัวมาให้ดี ในช่วงเวลา 5 นาทีแรก ประธานในที่ประชุมต้องแสดงทิศทางการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมสัมผัสได้ว่าต้องจบกันอย่างไร จึงจะสะกดให้ผู้ร่วมประชุมร่วมประชุมกันโดยไม่มีความรู้สึกว่าอยากเผ่นออกจากห้องประชุม

ท่านผู้อ่านคะ...ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่เวลาน้อยเกินไป หรือเวลามากเกินไป ซึ่งส่งผลให้การประชุม “ดี” หรือ “แย่”

เป็นฝีมือท่านประธานที่ประชุมค่ะ...

รับไปเต็มๆ คนเดียวเลยค่ะ..