พร้อมรับวิกฤต

โดย...อานนท์

ด้วยสถานการณ์หลายๆ อย่างที่เห็นกันในขณะนี้ ทำให้เริ่มมีการพูดคุยกันมากขึ้นว่า เหตุการณ์อุทกภัยใหญ่จะกลับมาเยือนประเทศไทยอีกหรือเปล่า ซึ่งผมคิดว่าถึงตอนนี้ก็ยังตอบกันได้ไม่ชัดถ้อยชัดคำ และหากปีนี้ไม่เกิด ปีหน้า ปีโน้น ปีไหนจะเกิดอีกหรือเปล่า ก็คงหาคำตอบที่ชัดเจนกันลำบากครับ

แต่ที่เราจะต้องกลับมาพูดกันอีกครั้ง ย้ำกันอีกหนก็คือ ผู้ประกอบการจะต้องเรียนรู้และเตรียมพร้อมรับสถานการณ์ ที่เรียกว่าสถานการณ์วิกฤต ซึ่งมันอาจจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่ก็ได้ เกิดอย่างไรก็ได้ ไม่ใช่แค่เฉพาะเรื่องน้ำท่วมเท่านั้น แต่ยังอาจจะมีอีกหลายเรื่องที่จะต้องมองๆ เอาไว้ และเตรียมคิดหาทางหนีทีไล่เอาไว้ก่อนว่า หากเกิดสถานการณ์เช่นนั้น จะแก้ไขอย่างนี้ หรือสถานการณ์อย่างนี้จะแก้ไขอย่างโน้น อย่าคิดว่าการเตรียมพร้อมเป็นการเสียเวลาเปล่า แต่ควรจะคิดว่า พร้อมรับวิกฤตเอาไว้เป็นการดีและหากมันไม่เกิดขึ้นก็ยิ่งดีกว่า เรียกว่ายอมเตรียมตัวเก้อ ดีกว่าไม่ได้เตรียมตัวนะครับ

อันที่จริงเราเคยพูดคุยกันเรื่องการบริหารในภาวะวิกฤตกันไปบ้างแล้ว แต่วันนี้ผมอยากจะขอคุยเกี่ยวกับการบริหารบุคลากรในภาวะวิกฤตในแง่ของความเป็นผู้นำ กล่าวคือ หากองค์กรได้มีการเตรียมพร้อมร่างแผนการในกรณีเกิดวิกฤตเอาไว้แล้ว เช่น ถ้าน้ำท่วมจะทำยังไง จะผลิตต่อไปได้อย่างไร รวมถึงกรณีอื่นๆ ที่จะต้องมีการวางแผนการเอาไว้ในอีกหลายๆ กรณี เช่น ถ้าเครื่องจักรพังจนไม่สามารถซ่อมแซมได้ภายใน 48 ชั่วโมงจะทำอย่างไร ถ้าโรงงานของเรามีปัญหาจนต้องถูกสั่งปิดเกิน 15 วันจะทำอย่างไร (กรณีนี้เคยมีหลายโรงงานโดนแล้วนะครับ โดยเฉพาะที่มีปัญหาการควบคุมเกี่ยวกับคุณภาพสิ่งแวดล้อม) ฯลฯ

องค์กรที่ดีควรจะมองไปรอบๆ ว่า มีกรณีหรือมีโอกาสอะไรบ้างที่จะเกิดความเสี่ยง แล้วเตรียมการบริหารความเสี่ยงเอาไว้ และที่ผมได้กล่าวถึงการบริหารบุคลากรก็หมายถึงว่า ในแต่ละภาวะวิกฤตที่อาจจะเกิดขึ้นนั้น ควรจะได้มีการมอบหมายหัวหน้างาน หรือหัวหน้าผู้กำกับดูแลการบริหารในภาวะวิกฤตเอาไว้เลย เพื่อที่ว่าหากเกิดอะไรขึ้น ก็จะรู้ได้ทันทีว่าใครจะดูแลรับผิดชอบในส่วนไหน ไม่ต้องมานั่งวุ่นหาคนดูแลกันอีกให้เสียเวลา

ผมยกตัวอย่าง กรณีน้ำท่วมนะครับ หากเราได้วางแผนเอาไว้แล้วว่า ถ้าเกิดน้ำท่วมจะทำอย่างไร ก็ต้องมีแผนการกันหลายอย่าง เช่น ประเมินก่อนว่า น้ำจะท่วมแบบนิดๆ หน่อยๆ หรือท่วมนาน หากท่วมแค่เล็กน้อย อาจจะทำให้ต้องปิดโรงงานสัก 25 วัน ถ้าคิดว่ายังไม่กระทบกับการทำงาน หรือการผลิต ก็อาจจะยอมให้มันเกิดขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขอะไรมากนัก นอกจากการมาเพิ่มยอดผลิตในภายหลัง ซึ่งอาจจะต้องเตรียมเรื่องการทำโอทีกันมากขึ้น การใช้เครื่องจักรหนักขึ้น ซึ่งควรจะมีการมอบหมายหน้าที่กันไปเลย เช่น ผู้จัดการทั่วไปจะเป็นหัวหน้าใหญ่ในการควบคุมวิกฤตนี้ ในขณะที่ฝ่ายอาคารสถานที่จะเป็นผู้ดูแลเรื่องการซ่อมแซม หรือป้องกันน้ำเข้าโรงงาน ฝ่ายเครื่องจักรจะเข้ามาดูแลเพื่อให้เครื่องจักรสามารถทำงานหนัก และต่อเนื่องได้หลังจากน้ำลด และฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองก็ต้องเข้ามาดูแลเรื่องการจัดการพนักงานให้ได้หยุดงานช่วงน้ำท่วม และทำโอทีกันมากขึ้นหลังน้ำลด แต่ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับการสั่งการโดยผู้จัดการทั่วไปที่เป็นหัวหน้าคณะกอบกู้วิกฤต

แต่หากประเมินแล้วว่า น้ำจะท่วมนานหรือท่วมสูงก็ต้องดูกันหลายเรื่องหน่อย และอาจจะต้องตั้งผู้มีอำนาจมากขึ้นเป็นหัวหน้าใหญ่ เช่น หากน้ำท่วมเกิน 10 วันขึ้นไป ได้มอบหมายล่วงหน้าแล้วว่า รองประธานบริษัทจะเป็นผู้ควบคุมในภาวะวิกฤตระดับนี้ และต้องมีการสั่งงานออกไปอีกหลายฝ่าย เช่น ใครจะเป็นผู้ปกป้องดูแลเครื่องจักรไม่ให้เสียหาย ใครจะเป็นคนประสานงานกับลูกค้ากรณีที่อาจจะไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามเป้าหมาย รวมถึงใครจะเป็นคนประสานงานเพื่อหาโรงงานชั่วคราวในทำเลอื่นที่น้ำไม่ท่วมและจะขนย้าย หรือเช่าเครื่องจักรจากไหนมาเป็นตัวช่วยในการทำงาน

สิ่งเหล่านี้ คือ การเตรียมพร้อม ที่ต้องระบุตัวบุคคลลงไปล่วงหน้าเลยครับว่า ใครต้องดูแลอะไร มิฉะนั้นแล้วเวลาเกิดเรื่องขึ้นมา ทุกคนหายไปพร้อมๆ กันหมด ก็ทำอะไรไม่ได้เลย แทนที่จะแก้วิกฤตได้ ก็กลายเป็นจะเกิดวิกฤตซ้อนวิกฤต ซึ่งองค์กรที่ไม่เตรียมพร้อมจะเจอปัญหานี้กันมาก

ผมอยากจะยกตัวอย่างที่ฟังดูง่ายที่สุด และองค์กรส่วนใหญ่ทำกันบ่อยที่สุด นั่นคือ การซ้อมอพยพหนีไฟ หรือการซ้อมรับมือเมื่อเกิดไฟไหม้ ซึ่งแน่นอนครับว่า ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น และบริษัทไหนยิ่งซ้อมบ่อยๆ ก็ยิ่งไม่ค่อยเกิด แต่ถึงกระนั้นก็ยังต้องซักซ้อมวางแผนกันเอาไว้ทุกปี กำหนดทางหนีทีไล่ให้เรียบร้อย หลายๆ องค์กรกำหนดตัวผู้นำที่จะเป็นผู้มีหน้าที่ถือธงนำทางเดินสำหรับพนักงานแต่ละแผนกเอาไว้เลยด้วย นี่เป็นตัวอย่างที่ดีครับว่า เราต้องเตรียมพร้อมเอาไว้ก่อน และกำหนดแผนงาน กำหนดตัวบุคคลที่จะเป็นผู้นำในภาวะวิกฤตไว้ก่อน ในขณะนี้วิกฤตแบบอื่นๆ เป็นเรื่องที่ไม่ค่อยได้ซักซ้อมกันแบบจริงจัง แต่ในภาวะหลายๆ อย่าง ก็สามารถซักซ้อมได้บนแผ่นกระดาษ นั้นคือ ซ้อมด้วยการวางแผนล่วงหน้าอย่างที่ได้กล่าวไว้

อย่าลืมครับว่า ซ้อมไว้แล้วไม่เกิด ซ้อมแล้วเก้อ ดีกว่าไม่ได้ซ้อมแล้วพอเกิดก็รับมือไม่ทันนะครับ