‘ระบบ’ช่วยคุณได้

สวัสดีผู้อ่านทุกท่าน ผมอารีศักดิ์ เสถียรภาพอยุทธ์ เลขาธิการสมาคมบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ เอ็ม เอ ไอ เมื่อครั้งที่แล้วได้กล่าวถึง

“ธรรมาภิบาล คือความมั่นคงขององค์กร” สาระสำคัญของธรรมาภิบาล คือ โปร่งใส ตรวจสอบได้ กระบวนการเพื่อสร้างให้การเป็นบริษัทธรรมาภิบาลได้ง่ายขึ้นคือ “ระบบ”

“ระบบ” คือ กระบวนวิธีการเรียงลำดับการทำงานให้เป็นไปตามธรรมชาติ หรือกระบวนวิธีปกติของลักษณะของงาน ซึ่งจะประกอบไปด้วย งาน เงิน คน เครื่องจักร การจัดการ อาจจะรวมถึงขวัญและกำลังใจ ในองค์กรขนาดเล็ก หรือธุรกิจขนาดเล็กนั้น “ระบบ” มีความสำคัญอย่างมาก เพื่อช่วยให้เราสามารถตรวจสอบปัญหาในกระบวนการทำงานได้ว่าปัญหาของงานนั้นๆ มีปัญหาอยู่ที่ใด ไม่ว่าจะเป็นตัวเนื้องานเอง การไหลเวียนเข้าออกของกระแสเงิน ปริมาณพนักงานมากน้อย เมื่อเปรียบเทียบงานที่รับผิดชอบ เครื่องจักรที่ใช้มีความทันสมัยเกินกว่าความสามารถของวิศวกรควบคุม หรือทรุดโทรมเกินกว่าจะนำมาใช้งาน เป็นต้น

ยกตัวอย่างเช่น ในกระบวนการก่อสร้างจะมีระบบการตรวจสอบงานในแต่ละกระบวนการเพื่อให้ได้งานที่เป็นมาตรฐาน เช่น การตรวจสอบจำนวนครั้งในการตอกเสาเข็ม เพื่อตรวจสอบความนิ่มของดิน และค่ามาตรฐานความยาวของเสาเข็มที่ต้องใช้ เพื่อเป็นฐานรากที่มั่นคงในการป้องกันการทรุดตัวของบ้าน เป็นต้น

การตรวจสอบกระบวนการชำระเงินให้ผู้รับเหมาก็เป็นอีกตัวอย่างที่องค์กรต้องมีระบบควบคุม เพื่อป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อน และเพื่อรักษาคุณภาพงาน เมื่อผู้รับเหมาต้องการเบิกงวด วิศวกรควบคุมงานต้องเดินตรวจสอบเนื้องานร่วมกับธุรการบัญชี และมีรูปประกอบการเบิกงวดงานทุกครั้ง เป็นต้น

หากจะยกตัวอย่างใกล้ตัวเข้ามาอีกสักหน่อย ก็สามารถเปรียบเทียบกับการทำอาหาร หากเรามีการปรุงโดยการตวงวัด และควบคุมอุณหภูมิทุกครั้ง เราก็จะสามารถได้รสชาติของอาหารที่ได้มาตรฐาน ดังนั้นการใช้ระบบในการทำงานไม่ได้ยากเลย ขอเพียงเราให้ความใส่ใจในกระบวนการทำงานสักนิด และนำมาทบทวนถึงกระบวนการ เราก็สามารถทำงานได้บรรลุวัตถุประสงค์ทุกครั้ง

เมื่อมีระบบการทำงานที่ดี เราก็สามารถตรวจสอบและพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งๆ ขึ้น เพราะในโลกแห่งการแข่งขันผู้ที่สามารถควบคุมการใช้ทรัพยากรได้ดีเท่าไหร่ ยิ่งได้เปรียบคู่แข่งเท่านั้น และที่สำคัญยังทำให้มีเวลาที่จะพัฒนาสินค้าและบริการของเราให้มีความหลากหลาย และสามารถแข่งขันได้

ขอฝากพุทธสุภาษิตให้ท่านผู้อ่านทุกท่าน “ปัญญาไม่มีแก่ผู้ไม่พิจารณา” ขอให้สุขสวัสดีจงมีแก่ทุกท่านครับ