ถ้าไม่มีใครอยู่

ผ่านเดือน เม.ย.มาแล้ว เดือน พ.ค.เองก็เป็นเดือนที่มีวันหยุดพิเศษมากพอดูเหมือนกัน และผมไล่ดูปฏิทินปีนี้ ยังจะมีช่วงวันหยุดยาวๆ อีกหลายรอบ เพราะวันนักขัตฤกษ์อีกหลายหนเป็นวันศุกร์หรือจันทร์ เรียกว่าหยุดกันมันจริงๆ แหละครับ

วันหยุดยาวๆ แบบนี้ ผู้ประกอบการรายไหนที่ปิดกิจการไปได้เลยโดยไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง ก็ถือว่าไม่มีปัญหา แต่เอาเข้าจริงมีธุรกิจอีกมากทีเดียวครับ ที่แม้จะมีวันหยุดแต่ก็ต้องทำงาน เช่น กิจการด้านบริการต่างๆ ที่หยุดไม่ค่อยจะได้ รวมถึงกิจการประเภทอื่นๆ ที่แม้จะดูเหมือนน่าจะหยุดได้ แต่ก็อาจจะไม่สามารถหยุด เช่น โรงงานที่มีคำสั่งซื้อมารออยู่อย่างต่อเนื่อง

ในช่วงหยุดยาวตอนเทศกาลสงกรานต์ที่ผ่านมา มีผู้ประกอบการหลายรายมากทีเดียวที่มาบ่นให้ฟังว่าทำงานไม่ทัน ผมได้คุยกับผู้ผลิตเสื้อยืดรายหนึ่งที่เล่าให้ฟังว่า ต้องเจออุปสรรคจนสงกรานต์กลายเป็นวิกฤตเอาเลยทีเดียว เพราะมีคำสั่งซื้อเข้ามามากกว่าที่คิด และลูกค้าแทบทุกรายก็บอกว่าไม่เป็นไร ช่วงสงกรานต์ยังไม่ต้องส่งสินค้า แต่หลังสงกรานต์ปุ๊บให้ส่งทันทีเลยนะ

ก็คำสั่งแบบนี้แหละครับ มันก็ทำให้ต้องตาลีตาเหลือกผลิตกันในช่วงสงกรานต์นั่นแหละ แต่เจ้าของโรงงานเสื้อยืดก็เจอปัญหาเยอะ เช่น พนักงานก็จะหยุด ขนาดยอมจ่ายโอทีก็ยังมีคนทำงานไม่มากพอ ในขณะที่โรงงานวัตถุดิบก็หยุด ทำไปทำมาผลิตกันยังไงก็ยังออกอาการกระหืดกระหอบ แถมยังติดปัญหาที่ไม่ได้คิดเอาไว้อีก เช่น ธนาคารหยุด ทำให้ทำธุรกรรมการเงินที่สำคัญไม่ได้ เป็นต้น

ส่วนด้านการบริหารเองบางทีก็มีปัญหา เพราะเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารระดับสูงเองก็วางแผนการไปเที่ยวไว้หมดแล้ว ไม่ว่าจะเที่ยวในประเทศหรือต่างประเทศกันก็เถอะ ทำไปทำมางานเข้าแต่ไม่มีคนบริหาร ไม่มีคนทำงาน ไม่มีวัตถุดิบ ไม่มีเงิน ฯลฯ สารพัดเลยครับที่เจอกันมาในช่วงวันหยุด

ธุรกิจไหนที่ทำงานวันหยุดยาวกันจนชินเป็นกิจวัตร เช่น ร้านบริการต่างๆ มักจะไม่ค่อยมีปัญหามาก เพราะส่วนใหญ่จะวางแผนการทำงานเอาไว้เป็นอย่างดีแล้ว แต่คนที่จู่ๆ ก็มีคำสั่งซื้อเข้ามากะทันหันมักจะมีปัญหา ในขณะเดียวกันกิจการที่วางระบบเอาไว้ดีแล้ว บางคราวก็ยังอาจจะเจอเรื่องไม่คาดฝัน เช่น ผู้บริหารวางระบบงานไว้อย่างเรียบร้อยแล้วไปเที่ยว แต่ลืมคิดไปว่าระบบที่ว่าดีบางทีก็เกิดปัญหา เช่น เครื่องไม้เครื่องมือเกิดหมดแรง พังไปโดยไม่ทันได้ตั้งตัว แล้วจะทำงานกันต่อได้ยังไง

ทั้งหมดนี้ล้วนต้องการการบริหารจัดการเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้าครับ

สมมติท่านเปิดร้านกาแฟแล้วคิดว่าวันหยุดยาวก็ไม่เห็นมีปัญหาอะไร วางตัวพนักงานเอาไว้หมดแล้วว่าใครจะมาอยู่เวรทำงานวันไหน ก็สามารถเปิดร้านได้ตามปกติ แต่หากเกิดบังเอิญเครื่องทำกาแฟซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของร้านเกิดเสียขึ้นมาพอดีจะทำยังไง

พนักงานระดับปฏิบัติการย่อมไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะทำยังไง จะส่งซ่อม จะซื้อใหม่ หรือไปหยิบยืมเครื่องมาจากร้านอื่น หรือวิกฤตจนถึงขั้นไม่สามารถชงกาแฟให้ลูกค้าได้ แล้วต้องขึ้นป้ายขอปิดร้านชั่วคราวหรือไม่

ทั้งหมดนี้ผู้บริหารต้องเป็นคนตัดสินใจ แต่หากผู้บริหารเห็นว่าเป็นวันหยุดยาวแล้วขอไปเที่ยวก่อน จะทำยังไง ใครจะตัดสินใจแทน

นี่เป็นเหตุผลที่ว่า ไม่ว่าผู้บริหารจะไปไหน อย่างไร ท่านต้องมี “มือรอง” หรือผู้บริหารเบอร์ 2 เบอร์ 3 เอาไว้เพื่อให้เป็นผู้ตัดสินใจแก้ปัญหาต่างๆ ซึ่งในกรณีนี้อาจจะหมายถึงผู้จัดการร้านที่จะมีหน้าที่ตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้า แต่เขาก็อาจจะแก้ไม่ได้ทั้งหมด เช่น อาจจะตัดสินใจเฉพาะหน้าด้วยการส่งซ่อม แต่หากรู้ว่าซ่อมไม่ได้ และถึงขั้นต้องประกาศปิดร้านชั่วคราว 1 สัปดาห์ ก็อาจจะเป็นเรื่องใหญ่เกินกว่าที่ผู้จัดการร้านจะตัดสินใจได้เอง เพราะมันหมายถึงเม็ดเงินและความรับผิดชอบอีกมากมายหลายอย่าง ดังนั้นสิ่งที่ต้องมีและปัจจุบันนี้สามารถมีได้ง่ายมาก คือ การสื่อสารที่รวดเร็ว

ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการที่จะไปเที่ยว ไปดูงานต่างประเทศ ไปออกงานแสดงสินค้า ฯลฯ ไม่ว่าจะเป็นช่วงหยุดยาว หรือช่วงอื่นๆ ต้องตระหนักว่าโลกวันนี้เป็นโลกที่ไม่สามารถจะขาดการติดต่อสื่อสารได้ ดังนั้นผู้จัดการร้านที่ท่านได้ทิ้งเอาไว้เพื่อให้บริหารงานแทนนั้น จะต้องมีช่องทางในการสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของกิจการได้ ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ระหว่างประเทศ การส่งอีเมล หรือการส่งข้อความจากสมาร์ตโฟน ฯลฯ จะเป็นทางไหนก็แล้วแต่ ก็ต้องติดต่อกันให้ได้ เพื่อให้เจ้าของได้รู้สถานการณ์และสั่งการอย่างทันท่วงที

ผู้บริหารหรือเจ้าของต้องระลึกเสมอว่า ในเวลาที่เกิดวิกฤตท่านต้องเป็นผู้ตัดสินใจ และเราไม่มีทางรู้ว่าวิกฤตจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่ การเตรียมพร้อมเอาไว้จึงสำคัญ

หันกลับไปมองที่ร้านเสื้อยืดที่ผมกล่าวไว้เบื้องต้น เท่าที่ผมได้พูดคุยกับเจ้าของร้านมา ทราบว่าในที่สุดแล้วแก้ปัญหาไม่ได้ทั้งหมดครับ ก็น่าเห็นใจ เพราะคำสั่งซื้อเข้ามาค่อนข้างด่วน ทำให้หาอะไรก็แทบไม่ทัน ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบหรือพนักงาน สุดท้ายแล้วก็ต้องปล่อยคำสั่งซื้อบางส่วนทิ้งไปด้วยความเสียดาย ซึ่งก็คงต้องบอกว่าต้องทำใจ เพราะคำสั่งซื้อที่เข้ามาด่วนมากก่อนสงกรานต์เป็นเรื่องที่หลายๆ โรงงานเจอแล้วแก้ไม่ตก เพราะคำสั่งซื้อที่เข้ามาแบบไม่ทันตั้งตัวนั้น หากเป็นกรณีปกติก็สามารถหาวัตถุดิบ หาแรงงานได้ทัน แต่พอเจอเทศกาลหยุดยาวเข้าก็กลายเป็นเรื่องยาก สิ่งที่ต้องทำ คือ ทำความเข้าใจและประสานงานลูกค้า รายไหนขอเลื่อนการส่งมอบได้ก็เจรจาไป แต่สิ่งสำคัญก็ยังเหมือนเดิม คือ ต้องมีผู้บริหารที่พร้อมตัดสินใจอยู่เสมอ ไม่ว่าเจ้าตัวจะอยู่ที่ทำงานหรือไปเที่ยว ก็ต้องเป็นคนตัดสินใจอยู่ดี

วันหยุดยาวคราวหน้าที่จะมาถึง เจ้าของกิจการเตรียมพร้อมรับมือทุกสถานการณ์หรือยังครับ