ประสิทธิผลของการประชุมคณะกรรมการ (ตอนที่ 2)

โดย...ยุทธ วรฉัตรธาร

ก่อนที่จะไปพิจารณาแนวปฏิบัติที่ดีเกี่ยวกับการประชุม มีความเห็นสรุปถึงข้อดีและข้อเสียของการจัดประชุมที่น่าสนใจ ดังนี้

ข้อดีของการจัดประชุม

1.ได้รับข้อคิดเห็นที่หลากหลาย

2.เปิดโอกาสให้มีส่วนร่วม

3.ระบุกิจกรรมและมอบหมายความรับผิดชอบให้พนักงาน

4.แบ่งปันข้อมูลที่สำคัญและรับรู้กิจกรรมทางธุรกิจของกลุ่มต่างๆ

5.กระตุ้นและโน้มน้าวผู้เข้าร่วมประชุมให้แสดงความคิดเห็น

6.เปิดโอกาสให้พนักงานมีปฏิสัมพันธ์และรู้จักซึ่งกันและกันในวงกว้างขึ้น

7.รู้จักผู้ร่วมงานดีขึ้น

ข้อเสียของการจัดประชุม

1.เสียเวลา

2.เสียค่าใช้จ่าย

3.ขาดความสอดคล้องหรือเชื่อมโยงหรือความคืบหน้า

4.ใช้เป็นวิธีหลีกเลี่ยงการตัดสินใจที่ยากๆ

5.ใช้เป็นวิธีบ่ายเบี่ยงความรับผิดชอบส่วนตัว

6.ไม่ส่งเสริมให้เกิดความสร้างสรรค์

7.สร้างความเครียดให้พนักงานที่ทำงานหนักอยู่แล้ว

เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจและการจดจำหลักปฏิบัติต่างๆ ขอแยกหลักปฏิบัติต่างๆ ออกตามขั้นตอนการประชุม 3 ขั้นตอน คือ ก่อนการประชุม ระหว่างประชุม และหลังการประชุม

หลักปฏิบัติที่ดีและที่ควรพิจารณาก่อนการประชุม

1.เนื่องจากการประชุมเป็นกิจกรรมที่ต้องการกลุ่มคนช่วยตัดสินใจและมีข้อสรุปความเห็นให้ลงมือปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหา หรือเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ จึงต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจถึงความสำคัญของการเรียกประชุม มีการประชุมเพราะมีความจำเป็น ไม่ใช่ประชุมเพราะความเคยชินตามความรู้สึกว่า เมื่อถึงเวลาไหนของวันไหนก็จะต้องเข้าประชุม ดังนั้นอย่าใช้การประชุมเป็นเครื่องมือเบี่ยงเบนความรับผิดชอบหรือป้องกันความรับผิดชอบของตัวเอง โดยเฉพาะเรื่องราวต่างๆ ที่ตัวเองมีอำนาจตัดสินใจได้คนเดียว

2.ควรกำหนดวัน เวลา สถานที่ประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจัดสรรเวลาและมีโอกาสเข้าร่วมประชุม จัดเตรียมสถานที่และเครื่องมือที่ต้องใช้ให้พร้อม สถานที่ควรสะดวกและมีบรรยากาศที่ดี ไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอึดอัด สถานที่ที่เหมาะสมที่สุดคือ สำนักงานใหญ่ อาจมีการประชุมสัญจรไปนอกสถานที่โดยเฉพาะพื้นที่ที่บริษัทมีสาขาเพื่อให้คณะกรรมการเห็นภาพธุรกิจภายนอกบ้าง หรือจัดสถานที่ที่บรรยากาศผ่อนคลาย กรณีมีการประชุมวางแผนซึ่งต้องใช้ความคิดความอ่านค่อนข้างมาก

3.วาระการประชุม ต้องกำหนดล่วงหน้าโดยประธานเจ้าหน้าที่บริหารร่วมกับประธานกรรมการ อาจให้เลขานุการบริษัทเป็นผู้ประสานงาน เพื่อให้ผู้รับผิดชอบในการเสนอวาระต่างๆ ได้จัดเตรียมข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องส่งให้กรรมการล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนวันประชุม เพื่อให้กรรมการแต่ละท่านมีเวลาเพียงพอในการศึกษาทำความเข้าใจและเตรียมข้อคิดเห็นไว้นำเสนอในวันประชุม

4.ประเภทของวาระต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นวาระเพื่อรับรอง เพื่อทราบหรือเพื่อพิจารณา พิจารณาอนุมัติหรือพิจารณาให้สัตยาบัน นอกจากนี้ควรกำหนดระยะเวลาโดยประมาณที่จะใช้ในแต่ละวาระ โดยทั่วไปวาระเพื่อทราบจะใช้เวลาน้อยกว่าวาระเพื่อพิจารณา

5.ก่อนวันประชุม กรรมการท่านใดที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมควรแจ้งล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเรื่ององค์ประชุม ก่อนเริ่มประชุมกรรมการท่านใดที่อาจเข้าร่วมประชุมไม่ได้ตลอดทุกวาระ ควรแจ้งให้ที่ประชุมทราบเพื่อประธานกรรมการจะได้เสนอให้มีการสับเปลี่ยนวาระที่สำคัญ หรืออาจเกี่ยวข้องกับกรรมการท่านนั้นขึ้นมาพิจารณาก่อน

6.ก่อนการประชุม กรรมการท่านใดที่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในวาระใดควรแจ้งให้ที่ประชุมทราบล่วงหน้าก่อนเริ่มประชุมตามวาระ หรือก่อนดำเนินการประชุมในวาระนั้นๆ เพื่อให้ประธานหรือที่ประชุมพิจารณาแนวทางในการพิจารณาวาระนั้นๆ ว่าควรดำเนินการอย่างไร เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายที่กำหนดไว้ ในบางกรณีอาจต้องให้กรรมการท่านนั้นชี้แจง ให้ข้อมูลและตอบข้อซักถามของกรรมการท่านอื่นๆ ก่อนออกจากห้องประชุมโดยไม่ร่วมพิจารณา ทั้งนี้เพื่อที่ประชุมจะได้มีข้อมูลเพียงพอที่ชัดเจนประกอบการพิจารณา

7.มีผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่า อาจใช้วิธีให้ผู้เข้าร่วมประชุมยืนประชุมในสถานที่ที่เหมาะสมที่จัดไว้ วิธีนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่เน้นการสื่อสารให้ลงมือปฏิบัติการสำหรับคนหมู่มาก ต้องการใช้เวลาสั้น การให้ยืนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมถามคำถามหรือให้ความเห็นที่ตรงประเด็น เพราะไม่ต้องการยืนนาน โดยพฤติกรรมของคนทั่วไปถ้าให้นั่งสบายมักแถมเรื่องสัพเพเหระทำให้เสียเวลา m

ติดตามต่อสัปดาห์หน้า