5วิธีบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพเมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต

เมื่อเริ่มต้นทำธุรกิจ ส่วนใหญ่จะเริ่มจากคนคนเดียว หรือกลุ่มคนไม่มากนัก

โดย..ริต้า ทัพภมาน 

การบริหารงานหรือการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ ก็สามารถทำได้ในเพียงคนคนเดียว

แต่เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตและมีการขยายตัว ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจนั้นๆ จะต้องมีการใช้ทักษะด้านบริหารจัดการมากขึ้น ผู้ประกอบการที่ไม่ยอมกระจายงานให้พนักงานในระดับรองลงไป ทำหน้าที่ทั้งนักปฏิบัติและนักบริหารไปพร้อมๆ กันนั้น มักจะเผชิญปัญหาหลายประการ

ตัวอย่างเช่น งานประจำทุกอย่างมากอง รอการอนุมัติ ทำให้ต้องใช้เวลาทำงานประจำมากเกินไป ไม่มีเวลาคิดว่าองค์กรควรเดินไปในทิศทางไหน ขาดระบบที่ดีที่จะรองรับงานในทุกด้านของกิจการอย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานมองไม่เห็นโอกาสความก้าวหน้าในตำแหน่งงาน การควบคุมดูแลไม่ทั่วถึง ทำให้เกิดการทุจริตได้ง่าย การไม่มีระบบงานและการวางแผนที่ดีทำธุรกิจขาดความน่าเชื่อถือ การใช้เวลาปฏิบัติงานต่อวันยาวนานเกินไป ทำให้เวลาพักผ่อนมีน้อย มีผลด้านลบต่อสุขสภาพและครอบครัว

หากท่านไม่มีทักษะในการจัดการบริหารที่ดี ก็อาจจะเสียโอกาสในการทำธุรกิจได้

สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดสำหรับธุรกิจที่เริ่มเติบโต คือ ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจต้องใช้เวลามากขึ้นเพื่อบริหารงานต่างๆ ของกิจการให้ครอบคลุมที่สุด เนื่องจากงานต่างๆ จะไหลเข้ามาในแต่ละวันเป็นจำนวนมาก ซึ่งเวลาในการทำงานในแต่ละวันนั้นมีจำกัด

ดังนั้น การบริหารเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ประการหรือเจ้าของธุรกิจ

วันนี้ขอแนะนำเครื่องมือที่จะช่วยให้การบริหารเวลาของท่านเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งประกอบด้วย 5 ข้อดังนี้

1.การจัดโครงสร้างองค์กรที่ดี ซึ่งจะทำให้ผู้ประกอบการมอบหมายให้พนักงานระดับรองๆ ลงไปปฏิบัติและสั่งการ (โดยมีระบบการควบคุมที่ดี เพื่อให้เจ้าของธุรกิจติดตามผลได้) และผู้ประกอบการหันไปดูแลงานเชิงนโยบายและกลยุทธ์ เพื่อให้บริษัทสามารถแข่งขันและอยู่รอดได้

2.การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ในธุรกิจมักจะมีการประชุมปรึกษาหารือกันอยู่เสมอทั้งแบบทางการและไม่เป็นทางการ ผู้บริหารจะต้องดำเนินการประชุมอย่างมีเป้าหมายและหาข้อยุติได้อย่างรวดเร็วเพื่อไม่ให้การประชุมยืดเยื้อเสียเวลา

3.การเขียนแผนงานประจำ โดยกำหนดรายละเอียดว่ามีงานอะไรต้องทำบ้างในแต่ละวัน อะไรสำคัญต้องทำรีบด่วน วิธีการนี้ทำให้ผู้บริหารไม่ลืมงานสำคัญ แม้ในแต่ละวันจะมีงานอื่นๆ เข้ามาแทรกก็ตาม

4.การใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่มาสนับสนุนการทำงาน เมื่อบริษัทขยายตัวมาในระดับหนึ่ง มีปริมาณงานมาก การใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการเก็บข้อมูล จะทำให้การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากทำได้รวดเร็วง่ายต่อการรวบรวมข้อมูลมาวิเคราะห์และตัดสินใจ

ยิ่งยุคนี้สมัยนี้การทำธุรกิจบนโลกออนไลน์ หรือธุรกิจอีคอมเมิร์ซได้เข้ามามีบทบาทอย่างมากในการทำธุรกิจ เทคโนโลยีนวัตกรรมต่างๆ ที่เป็นตัวช่วยในการทำธุรกิจก็มีมากมายเช่นกัน

ดังนั้น ผู้ประกอบการ เจ้าของธุรกิจควรเรียนรู้เทคโนโลยี เนื่องจากช่วยลดเวลาการจัดการข้อมูล สามารถนำเวลาส่วนนี้ไปใช้ในส่วนอื่นที่สำคัญได้

5.การมีวินัยในตนเอง ความขยันหมั่นเพียร ตรงต่อเวลา การไม่หมักหมมงานที่ยากเอาไว้ จะเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับพนักงานในองค์กร ทำให้โดยรวมเกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลาได้มาก

ธุรกิจมือใหม่ ธุรกิจหน้าใหม่ในแต่ละปีนั้นเกิดขึ้นมากมาย ในขณะเดียวกันธุรกิจที่ไปไม่ถึงดวงดาว ล้มเหลวอย่างไม่เป็นท่าก็มีจำนวนไม่น้อย

ฉะนั้น หากธุรกิจของท่านสามารถผ่านช่วงเริ่มต้นได้อย่างสวยงาม การก้าวเข้าสู่ช่วงของการเติบโต ขยายตัวของธุรกิจให้สวยหรูนั้นก็เป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญ โดยเฉพาะเรื่องของการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ เพราะหากไม่มีการเตรียมความพร้อมสำหรับการเติบโตของธุรกิจ การไปให้ถึงดวงดาวก็อาจจะมีอุปสรรค จากดาวเด่นในช่วงเริ่มแรกอาจเป็นดาวดับในเวลาต่อมา m

(เนื้อหาบางส่วนจาก หนังสือ พิชิตธุรกิจอย่างมืออาชีพ บันไดสู่ความมั่งคั่ง เล่ม 2)