จัดสวัสดิการอย่างไร...ให้ทั้งพนักงานอุ่นใจและบริษัทเสียภาษีน้อยลง

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นทุกวัน การดูแล “คนทำงาน” ให้รู้สึกมั่นคงและมีความสุขถือเป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้การเพิ่มยอดขาย หลายองค์กรจึงหันมาให้ความใส่ใจกับการจัดสวัสดิการที่ตอบโจทย์พนักงานมากกว่าแค่เงินเดือนประจำ เพราะการมีระบบสวัสดิการที่ดีไม่เพียงช่วยสร้างความผูกพันและลดการลาออก

แต่ยังกลายเป็นเครื่องมือบริหารต้นทุนที่ชาญฉลาดของบริษัทได้อีกด้วย โดยเฉพาะเมื่อสวัสดิการบางประเภทสามารถนำไปใช้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่อลดหย่อนภาษีได้ ทำให้ทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์ร่วมกัน ทั้งพนักงานอุ่นใจ และบริษัทเองก็มีภาระภาษีน้อยลงในเวลาเดียวกันอีกด้วย

สวัสดิการที่นำไปลดหย่อนภาษีได้จริง

การจัดสวัสดิการให้กับพนักงาน ไม่ได้เป็นเพียงการสร้างแรงจูงใจหรือทำให้การทำงานราบรื่นขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นแนวทางที่ช่วยให้องค์กรใช้สิทธิทางภาษีได้ด้วย อย่างไรก็ตามไม่ใช่ว่าสวัสดิการทุกประเภทจะนำไปหักลดหย่อนภาษีได้หมด เงื่อนไขสำคัญคือต้องเป็นสวัสดิการที่มีกฎหมายแรงงานรองรับ และสามารถแสดงหลักฐานต่อกรมสรรพากรได้ โดยองค์ประกอบหลักที่ต้องมีสามารถอธิบายได้ดังนี้

1. ต้องมีระเบียบหรือข้อบังคับที่ชัดเจน นายจ้างต้องกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ระเบียบสวัสดิการ หรือข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน เพื่อให้พนักงานทุกคนรับรู้และเข้าใจตรงกัน อีกทั้งควรติดประกาศหรือแจ้งต่อบุคลากรอย่างโปร่งใส เพื่อใช้เป็นหลักฐานหากมีการตรวจสอบทางภาษี

2. ต้องใช้กับพนักงานทุกคนอย่างเสมอภาค การให้สวัสดิการต้องไม่เลือกปฏิบัติ หรือมอบสิทธิให้เฉพาะบางกลุ่มเท่านั้น แต่สามารถมีความแตกต่างตามตำแหน่งงานหรือระดับชั้นได้ ตราบใดที่ยังยึดหลักความเป็นธรรมและใช้เกณฑ์เดียวกันทั้งองค์กร

3. ต้องก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรโดยตรง สวัสดิการที่จัดขึ้นควรมีส่วนช่วยสร้างบรรยากาศที่ดี เสริมกำลังใจ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น การประกันสุขภาพกลุ่ม หรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เมื่อพนักงานรู้สึกมั่นคง ย่อมส่งผลดีต่อธุรกิจในภาพรวม

หากบริษัทออกแบบสวัสดิการโดยมีทั้ง 3 องค์ประกอบครบถ้วนแล้ว ไม่เพียงช่วยสร้างความพึงพอใจแก่บุคลากร แต่ยังสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายและนำไปคำนวณกำไรสุทธิในการยื่นภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยให้องค์กรลดภาระภาษี และยังเป็นการลงทุนระยะยาวในทรัพยากรบุคคลอีกด้วย

ค่าใช้จ่ายของพนักงานที่บริษัทสามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้

สำหรับองค์กรที่ต้องการดูแลพนักงานให้มีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น พร้อมทั้งมองหาวิธีใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีไปพร้อมกัน รายการสวัสดิการและค่าใช้จ่ายต่อไปนี้สามารถนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายบริษัท และใช้สิทธิหักลดหย่อนภาษีได้

1. ซอฟต์แวร์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เครื่องมือด้านเทคโนโลยีถือเป็นสิ่งจำเป็นในยุคดิจิทัล การจัดหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้การทำงานของพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น นับเป็นค่าใช้จ่ายที่บริษัทสามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้ โดยต้องซื้อจากผู้พัฒนา หรือผู้ประกอบการที่ขึ้นทะเบียนกับสำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล ทั้งนี้บริษัทสามารถนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายตามจำนวนเงินที่จ่ายจริงได้เต็มจำนวน

2. การอบรมและพัฒนาทักษะพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดหลักสูตรภายในองค์กร หรือส่งบุคลากรไปเข้าร่วมการสัมมนากับหน่วยงานภายนอก หากมีวัตถุประสงค์เพื่อเสริมสร้างทักษะ ความรู้ หรือความสามารถใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่หักภาษีได้ โดยต้องมีเอกสารยืนยันจากสถาบันหรือผู้จัดการอบรม และที่สำคัญสามารถนำไปใช้หักภาษีได้สูงสุดถึง 2 เท่าของค่าใช้จ่ายจริง

3. ระบบงานบัญชีและโปรแกรมบัญชี การทำงานด้านบัญชีเป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่มีประสิทธิภาพช่วยลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความคล่องตัวให้กับพนักงานได้ดี ซึ่งค่าใช้จ่ายในส่วนนี้บริษัทสามารถนำไปใช้หักลดหย่อนภาษีได้เป็น 2 เท่า และยังได้รับสิทธิลดหย่อนต่อเนื่องเป็นระยะเวลา 5 ปีอีกด้วย

4. ค่าจ้างแรงงานผู้สูงอายุ เพื่อสนับสนุนการจ้างงานผู้สูงอายุ ภาครัฐได้ให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีแก่บริษัทที่จ้างพนักงานซึ่งมีอายุ 60 ปีขึ้นไป โดยสามารถนำค่าจ้างที่จ่ายจริงมาลดหย่อนภาษีได้ 2 เท่า แต่มีข้อกำหนดว่าไม่เกิน 15,000 บาทต่อเดือนต่อคน และต้องเป็นผู้ที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด เช่น ต้องขึ้นทะเบียนหางานกับกรมการจัดหางาน หรือเคยเป็นลูกจ้างของบริษัทอยู่แล้ว ทั้งนี้จำนวนผู้สูงอายุที่จ้างต้องไม่เกิน 10% ของจำนวนพนักงานทั้งหมด และต้องไม่ใช่ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการบริษัท

5. ค่าเบี้ยประกันภัย การทำประกันเป็นอีกหนึ่งช่องทางที่ช่วยสร้างความมั่นใจให้ทั้งพนักงานและบริษัท โดยค่าเบี้ยประกันที่บริษัทจ่ายสามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายเพื่อหักภาษีได้ แต่ต้องเป็นประกันที่ทำเพื่อประโยชน์ของกิจการโดยตรง ตัวเลือกที่นิยม เช่น

• ประกันบุคคลสำคัญ (Keyman Insurance) เป็นประกันชีวิตที่ทำให้กับพนักงานระดับบริหารหรือบุคคลสำคัญ หากเกิดเหตุไม่คาดฝัน บริษัทจะได้รับเงินชดเชยจากบริษัทประกัน เพื่อนำไปทดแทนความเสียหายที่เกิดขึ้น และค่าเบี้ยประกันในส่วนนี้สามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้
• ประกันสุขภาพกลุ่ม ครอบคลุมความคุ้มครองให้กับพนักงานทุกคนภายใต้กรมธรรม์เดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นค่ารักษาพยาบาลจากการเจ็บป่วย อุบัติเหตุ หรือแม้กระทั่งการทำฟัน (ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของประกัน) สิ่งนี้ช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายด้านสุขภาพของพนักงาน และทำให้ทุกคนมีความพร้อมในการทำงานมากขึ้น

กล่าวโดยสรุป การจัดสวัสดิการพนักงานอย่างมีกลยุทธ์ ไม่ได้เป็นเพียงการดูแลความเป็นอยู่และสร้างความผูกพันในองค์กรเท่านั้น แต่ยังเป็นช่องทางสำคัญที่ช่วยให้บริษัทใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้อย่างถูกต้อง หากสวัสดิการเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน มีระเบียบชัดเจน ใช้อย่างเสมอภาค และเกิดประโยชน์ต่อธุรกิจจริง ก็สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อลดหย่อนภาษีได้

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่  Inflow Accounting