ติดต่อธุรกิจแบบไหน ได้ใจคนญี่ปุ่น

โดย...ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

เมื่อครั้งที่ทำงานกับสายการบินต่างชาติ ดิฉันได้มีโอกาสบริหารจัดการทั้งด้านบริหารทรัพยากรมนุษย์และปฏิบัติการ จึงมีเพื่อนร่วมงานและลูกค้าจากหลากหลายประเทศ วันนี้ขอแบ่งปันการปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมญี่ปุ่นนะคะ

ถึงแม้การศึกษาด้านวัฒนธรรมจะระบุว่า วัฒนธรรมของญี่ปุ่นเป็นแบบมุ่งไปที่ความสัมพันธ์มากกว่ามุ่งไปที่เวลา ในความเป็นจริงคนญี่ปุ่นตรงเวลาในทุกๆ โอกาส ถ้าบอกว่าจะออกเดินทางแปดโมงเช้า เจ็ดโมงห้าสิบห้านาที พวกเขานั่งพร้อมกันอยู่บนรถเรียบร้อยแล้ว

ในการประชุม หากโต๊ะประชุมเป็นรูปสี่เหลี่ยม ผู้มีอำนาจสูงสุดมักจะนั่งตรงกลางโต๊ะมากกว่าหัวโต๊ะ การแต่งกายพบปะในธุรกิจเป็นทางการ จะเห็นว่าแฟชั่นเสื้อผ้าสตรีในธุรกิจจะไม่หวือหวา แต่เป็นโทนสีที่ใส่ได้นาน ผู้ชายผูกเนกไทใส่สูทมาประชุมทุกครั้ง ผู้มีอำนาจตัดสินใจมักใส่สีเข้ม

เมื่อพบกันครั้งแรก การเตรียมนามบัตรให้พร้อมเพื่อแลกกันเป็นสิ่งจำเป็น ซึ่งจะต่างจากชาวอเมริกัน นั่นคือจะแลกนามบัตรต่อเมื่อจำเป็นจะต้องพบเจอประสานงานกันอีก การแลกนามบัตรกับชาวญี่ปุ่น ต้องใช้สองมือทั้งการให้และรับ โดยใช้นิ้วโป้งและนิ้วชี้ และหากนามบัตรของเรามีด้าน ที่พิมพ์เป็นภาษาญี่ปุ่น ให้หงายด้านนี้ขึ้นและส่งโดยให้ผู้รับอ่านได้ทันที ไม่เอียงหรือไม่กลับหัวกลับหาง

เมื่อชาวญี่ปุ่นเป็นผู้มอบบริการ พวกเขาทำหน้าที่เต็มที่ และถือว่าลูกค้าสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด เมื่อเกิดความผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นความผิดของลูกค้าเองหรือของแผนกอื่น ชาวญี่ปุ่นจะกล่าวขอโทษก่อนเสมอ ในการประเมินการบริการ การที่ลูกค้าชาวญี่ปุ่นจะประเมินการบริการของเราว่า "ดีเลิศ" (Excellence) หมายถึงการบริการนั้นต้อง Perfect ไม่ใช่แค่ดีเยี่ยม เนื่องจากวัฒนธรรมญี่ปุ่นรักษาหน้าคนที่พูดคุยด้วย หากเราไปถามเขาว่ามีอะไรให้เราปรับปรุง เขามักจะไม่บอก จึงใช้วิธีขอให้เขาเขียนแทน เพื่อจะได้รับข้อมูลที่ต้องการ

การแลกเปลี่ยนของขวัญเป็นเรื่องปกติในการทำธุรกิจ และต้องใส่ใจกับการห่อของขวัญให้ดูดีเสมอ ห่อแบบขอไปทีไม่ได้ เมื่อแลกเปลี่ยนแล้วไม่จำเป็นต้องเปิดทันที ซึ่งต่างจากชาวยุโรปและอเมริกันที่คาดหวังให้เราเปิดทันที

การดื่มสังสรรค์หลังการประชุมเป็นเรื่องปกติ ชาวญี่ปุ่นจะผ่อนคลายเป็นกันเองอย่างมากระหว่างสังสรรค์ การดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ถ้าไม่มีบริกรมาคอยรินให้ เป็นธรรมเนียมที่ชาวญี่ปุ่นมักจะผลัดกันรินเครื่องดื่มให้แก่กัน การรินเครื่องดื่มให้ตนเองนั้นไม่สุภาพ ควรสังเกตเครื่องดื่มของผู้ที่อยู่ข้างๆ และรินเติมให้เขาด้วย แต่ถ้าคุณไม่ต้องการดื่มแล้วควรปล่อยให้เครื่องดื่มเต็มแก้วไว้ เพราะการปฏิเสธเมื่อชาวญี่ปุ่นมารินให้ถือว่า ไม่สุภาพ

ผู้หญิงไม่ควรดื่มมากมายเท่าผู้ชาย ถึงแม้คุณจะคอแข็ง เพราะอาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ในธุรกิจ สำหรับผู้หญิง ถึงแม้ในปัจจุบันสถานภาพผู้หญิงจะได้รับการยอมรับมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม หากคุณพบว่าเป็นอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารกับนักธุรกิจชายญี่ปุ่น อาจปรับวิธีการคือให้ผู้ที่มีอาวุโสกว่าเป็นผู้แนะนำคุณ และหาโอกาสกล่าวถึงเรื่องราวที่เพิ่มความน่าเชื่อถือในการทำธุรกิจของคุณ โดยไม่ให้ดูเป็นการโม้หรืออวดตัวมากไป